プロセス管理って、営業部のマネージャーなら一度は耳にしますよね。
やることが増えそうで面倒だなというのも正直なところではないでしょうか。
でも、プロセス管理は非常に大事です。
結果はプロセスの後にしかついてこないからです。
文：WAWAワーク編集部マルオ
結果だけ見ないで、プロセスも重視して！
頑張りを評価するのがプロセス管理ではありません。
プロセス管理=結果でなく、プロセスを管理すること
目的=仕事の効率を上げること
営業職では、具体的な数値目標に「契約件数、売上、利益」などを掲げますね。
しかし、数字をいくら眺めていても、成果がまったく上がらないのは自明のことです。
プロセスと結果は常にセットで、プロセスは必ず結果の前にあるもの。
より重要なのはプロセスの方なのに、
数字という結果だけを管理しようとしている会社は実に沢山あります。
プロセス管理は、業務全体の流れを可視化し、効率化をはかります。
その結果として、数字がついてくるのです。
どうやってプロセスを管理する？
業務には様々なプロセスがあります。
例えば、営業なら
アポ取り→引き合い→見積もり→内示→契約→納品→入金
このプロセスを積み上げた結果が売上げです。
プロセス管理では、まずそれぞれのプロセスを細分化し、改善点を見つけていきます。
業務全体を漠然と見渡していても、問題点がどこにあるか気づきにくいものですが、こうすることで即効力のある解決策が得られるのです。
プロセス管理はきめ細やかな目標達成管理
もう少し具体的に見てみましょう。
それぞれのプロセスでしたことと、数字の報告を一緒に管理すると、
その結果を得るために必要なプロセスという逆引きもできます。
「アポ100件とって、成約率は10%くらい。やっと10件くらいだよなあ」
ということを、経験でなんとなく把握していたのが、これまでの業務管理です。
最初と最後しか見ていないので、アポを100件とったのに「成約が2件しかとれなかった」とか「成約が1件しかない」いうことが起きたとき、どこに問題があったのかが見えません。
上司が「おい、数字が下がってるぞ！もっと頑張れ！」など漠然と部下を鼓舞して終わりです。
部下からすると、何をどう頑張ればいいのかサッパリですよね。
プロセス管理で、この流れを可視化し細分化すると、下のようになります。
1月…アポ取り（電話100件）→引き合い(50件)→見積もり(30件)→内示(20件)→契約(10件)
2月…アポ取り（電話100件）→引き合い(40件)→見積もり(20件)→内示(5件)→契約(2件)
3月…アポ取り（電話100件）→引き合い(50件)→見積もり(9件)→内示(3件)→契約(1件)
こうすると、「アポ100件に対する引き合いが40件に下がったのはアポ取りの仕方に問題がないか？」とか、「引き合いが50件もあるのに見積もりを9件しか出していない。漏れがあったのでは？」ということがわかってくるのです。
問題点が見えやすいので、上司は具体的な指示を出せ、部下も即座に改善してくれます。
ただし、煩雑なプロセス管理はNG！
プロセス管理にはデメリットもあります。
プロセスの分割や報告すべき情報が膨大になると、管理者の仕事量ばかりが増えて、効率改善どころか効率悪化になることもあるのです。
分割方法の吟味と報告の情報量を絞って、適切なプロセス管理を行い、職場効率を上げることが重要です。
最初は、プロセス管理を必要な情報収集手段と割り切り、経験値上昇に役立てるところから始めましょう。
