グループウェアとは？メリットを解説

グループウェアとは、情報共有・業務効率化のためのソフトウェア・ツールです。
情報をより早く、正しく、共有することで組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化することができます。
普及し始めた2000年初頭には導入しているのは大企業が主でしたが、クラウドサービスの登場によって自社にサーバーや管理者を置かずに利用できるようになったため、中小企業の間でも急速に広まっているツールです。

グループウェアのメリットを一言でいうと

グループウェアとは、グループ活動を手助けするツールです。
これまでオフィス内でアナログで行われていたことをIT化によって共有し効率化を図ることができます。

具体的には、掲示板、伝言板、印刷した資料の配布、タイムカード、日報、会議、決済など。
これらをグループウェアで管理すると、情報をより早く正しく共有できるようになり、働くスタッフ、管理するマネージャー、双方に効率化をもたらします。

たとえば、タイムカードをグループウェアで使用すると、自宅から、出向先から、出張先から、移動中も勤怠報告ができます。
電話やメールで上司に連絡していたのでは、時間も手間もかかり、伝言漏れなどのミスも起きやすくなります。
いちいち電話を受ける上司や他のスタッフの手を止めることにもなります。

グループウェアとは、時間や場所に縛られない業務や情報の共有・業務の効率化を手助けしてくれるツールなのです。

コニュニケーションを活性化。時間も削減できるツール

グループウェアの基本的な機能は、メール、チャット、スケジュール管理、タスク管理など。
これまでメールを主体に行ってきた業務連絡をグループウェアに変えるだけで、コニュニケーションが活性化し、しかも時間は短縮され業務を効率化できます。

グループウェアのインターフェイスは、できるだけ入力を簡単にするよう、選択項目で済ませられる内容にはチェックボックスが用意されているからです。
メールによる業務連絡は、「手紙形式の文章を書く」という作業を発生させていました。

しかしこれが、実は非常に手間のかかるもの。
なぜなら手紙は、用件以外のあれこれを書かないと、必要最低限のビジネスマナーを守った体裁にならないからです。
宛名や、「お疲れ様です」「よろしくお願いします」「お手数ですが」などの定型文が不要となるだけで、報告時間はぐっと削減され業務が効率化されます。

時系列で発信者名も明確なチャットを使うと、コミュニケーションはよりスムーズに。
ファイル共有機能と合わせると、常に最新のナレッジやマニュアルを簡単に振り返ることができます。

情報共有のレベルは下げないままに朝礼や無駄な会議も減らすことができる業務効率化が可能なツールなのです。

社内インフラとして、すべての部署に使えるツール

グループウェアの機能は、部署内で使えるものだけではありません。
部署をまたいだ業務、全社的な情報共有・業務の効率化も可能です。

たとえば、経理部への交通費精算書類の提出、総務部への各種申請書類の提出などの情報の共有です。
書類の提出方法や期限などのマニュアルと共にグループウェアで共有しておけば、社員からの質問に答える手間もはぶくことができます。

グループウェアで共有される情報は、公開範囲を細かく設定することができるので、スケジュール管理やタスク管理は部署内だけ、提出書類の期日、社内イベントの告知、経営陣の変更、年度報告など全社員に関わりのある情報は全公開といった使い方ができます。企業理念やビジョンの周知にも役立つでしょう。

必要な機能だけに絞ったカスタマイズができるツール

グループウェアには様々な機能があり、必要な機能に絞ってカスタマイズができることも特徴です。
とは言っても、どの機能を導入すれば良いかは業種、グループの規模など、企業ごとに異なります。
使ってみなければ要不要の判断ができないものもあるでしょう。

そこでおすすめなのが「WaWaOfficeシリーズ」です。
すべての機能を事前に無料で試せるのはもちろんですし、導入フォローはきめ細やか。
ヒアリングを元に、お客様ごとの細かな設計を担当者が行います。
これは無料のグループウェアにはないサービスです。

WaWaOfficeならグループウェア導入が初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。

まとめ

グループウェアとは、瞬時に正確に情報を共有することができる、グループ活動にはなくてはならないツールです。機能は実に豊富で、カスタマイズも可能です。グループウェアの具体的な機能については、別のページにもまとめました。

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