多くの企業が求めるグループウェアの標準機能とは？

グループウェアを導入するにあたって気になるのは標準機能ではないでしょうか。カスタマイズをする前提なら別ですが、やはり機能が充実していないのはネック。逐一オプション機能を追加していったのでは、コストもかかり、効率が悪すぎます。導入前にどこまで標準機能をカバーしているのか調査しておきましょう。

グループウェアの特徴である情報共有機能の充実

せっかくグループウェアを導入するのですから、作業の効率化が求められます。
情報共有に関しては、以下のような機能が求められます。

・掲示板

メッセージや情報を共有したり、意見を交換することができます。
製品によっては『重要』、『社外秘』、『普通』などといった掲示属性の選択が可能です。
また、テキスト、Word、Excelのコピー&ペーストができたり、自身の作成した掲示をまとめて表示することができるグループウェアもあります。

・回覧板

情報を共有するために回覧板の役割を持つ機能があります。
グループウェアによっては、質問未回答者に催促のメールを送信できます。

・ファイル共有

データ、写真、資料などを組織やチームごとに共有できます。

・議事録

会議にとって重要な議事録を作成し共有できます。

・スケジュールの管理

個人やグループのスケジュールの登録や閲覧ができます。

・ToDo

作業項目や納期を登録できます。進捗状況を管理し、作業遅延を防止します。

情報共有機能が充実しているグループウェアを選びましょう。

コミュニケーションツールとしての役割を持つ機能

グループウェアの特徴として、複数人と情報を共有したり、意見が交換できるメリットがあります。
コミュニケーション機能として求められるのは以下の通りです。

・メール機能

メールは、グループウェアから独立されて提供されているものもあるほど、中核機能となっています。
ブラウザを利用したローカルメール機能では、誤送信を防ぐために外部へのメールを防げたり、既読したかどうかの確認もできます。
一部では、間違って送ったメールをなかったことにできる取り消し機能を搭載しているグループウェアがあります。

・電子会議

直接顔をあわせるのではなく、議題に上ったことをWeb上で意見交換することができます。

・マルチデバイス対応

ノートPC、タブレット、スマホなどに連動し、外出先からでもグループウェアを閲覧できます。

その他の求められる標準機能

ここで紹介したような機能の他に、グループウェアにあると便利なプラスアルファーの機能を紹介します。

・行き先案内板

行き先がわかるホワイトボードにかわるものです。社員がどこにいるのか在籍状況がWeb上で把握できます。

・施設予約

社内の会議室、社有車、備品などの予約状況の確認と予約ができます。

・人員構成図

組織情報を閲覧できます。チームごとにメールを送信することができます。

・個人検索

利用者やアドレス帳などの確認ができます。グループウェアによっては顧客担当者の検索ができます。

この他にも、大量の資料から特定のものを検索できる全文検索機能や、出勤退勤の時間を記録・集計ができるタイムカード、備品の購買予約、仮払い清算、来訪者管理など……標準機能でもたくさんのことができる製品があります。
それぞれの特徴を比べてグループウェアを選ぶようにしましょう。

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