ワークフローを勉強して導入する意味を知ろう！

ワークフローを可視化するシステムを探している方は多いと思いますが、本当にメリットや機能・意味を理解しているでしょうか。
まずこの記事では、ワークフローとはどんなものか？ 概要や導入する意味など、探す前に覚えておくべきことを紹介していきます。
いろんなアプリやソフトが販売されていますが、どれも一緒ではありません。
「wawa Flow」を具体例とした機能をご紹介いたします。

そもそもワークフローとはどんな意味があるものなの？

ワークフローとは、単純にまとめれば業務について一連のやりとりの流れのこと。
ビジネスプロセスを一部自動化して、文書などの手続きを担当者から上司などへ引き継ぐことです。

例えば、総務部が消耗品を発注するような同一の手順が生じる事務作業や、組織として動く際の意思決定として、営業部などが提出する起案書だけでなく、その都度で判断しなければいけない細かいことは沢山あります。業務内容や組織のやり方によって回付けする人数やアプローチが異なりますよね。
社長やチームのメンバーなど複数人が関わる業務を、予め決めた流れに沿って処理することで、その流れや意味を図式化したものをワークフローと呼びます。

複雑にまとめましたが、要は例えば担当者レベルで業務を効率化できるものです。
パソコン上で電子化された申請フォームを送信することで、今まで滞りがちだった手続きが円滑になるわけです。
今まで書類を手渡ししたり、ハンコをもらうまで待っていたり、意味がなく非効率的とは感じていませんでしたか？
承認者や決裁者にとっても仕事が効率的になるのです。

ワークフローを導入することでメリットや意味はあるの？

ワークフローとはどんな意味があるものかは分かっていただけたかと思います。 ここでは具体的なメリットの例を紹介しましょう。

例1 ・スピードアップ

例えば、決裁されるまで次に動けない……なんてこともあるはず。
書類回付されるまで何日間もかかるなんて効率が悪すぎます。
ワークフローはパソコン上で素早くまわすことができるので、業務のスピードが改善されるのです。

例2 ・人的ミスの発生がゼロに

紙でなんでも済ましていると、データの入力ミスや金額の打ち込みミスをすると、
書き直して、印字して……とイチからやり直ししなければいけません。
ワークフローならばデータ入力のミスや、書類の紛失なども防ぐことができます。

・例3 業務のアプローチが可視化できる

起案した案件を今どこで滞ってるのか、どういう状況まで車内で進んでいるのかなどを可視化できるので、進捗確認も容易ですし、コンプライアンスの強化も期待できます。
このようにワークフローを導入するメリットはたくさんあります。
どこにコストをかけるのべきなのかよく考えてみましょう。

ワークフローの主な機能一覧をチェック！

オススメアプリである「wawa Flow」とはなんなのかをご紹介しましょう。

フリーフォーム作成

標準のテンプレートのほか、簡単に入力フォームを作成できます。

承認ルートの作成

文書ごとにどういったルートで書類をまわすことができるのか決定することができます。
申請グループを混在することができるので非常に便利です。

コメント機能

申請後に申し送りなどのコメントをつけることができます。
承認者はコメントに対しての返信をすることができます。

このほかにも機能は盛りだくさん！ ワークフローを利用するなら「wawa Flow」がオススメです！

まとめ

ワークフローは非常に便利な機能が搭載されたアプリです。
ワークフローとはどんなものなのか理解し、意味のある使い方をすればきっと仕事の効率がアップされるはずです。
一度、ワークフローはどんなものなのか組織のメンバーに紹介するのも良いでしょう。

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