結果を出すためにグループウェアを有効活用する方法

せっかくグループウェアを導入するなら、有効活用したいと思うのが本音でしょう。
グループウェアは、企業にとってメリットが大きいアプリケーションです。
しかし、特徴を知って活用しなければ、コストがかかるだけで良いことなんてありません……。
ただ煩わしいものに成り下がってしまいます。
結果を出したくて導入するのだから、どうすれば有効的に活用できるのか、その方法を詳しく勉強していきましょう。

コストを削減しながら、仕事は効率的に！

社内やチームでの伝達事項は、紙を使って行っているという会社も多いのではないでしょうか。
改めて自分の仕事を振り返ってみてください。
意外と無駄な紙を使っていませんか？
紙に関するコストは、グループウェアを利用すればカットすることができます。
例えば、グループウェアの電子掲示板を利用すれば、社内閲覧用に……と無駄な紙を印字せずに済みます。
その他にも、今まで紙を使っていたものが電子化されることで、無駄なコストをカットできるのです。

他にも、コストカットできる場面は沢山あります。
電子会議室の機能があるグループウェアを導入すれば、他の支社や支店など離れていてもネット上で打ち合わせや会議をすることができます。
わざわざ電車や車などを利用し、時間とお金をかけて一つの会議室に集まるのは無駄。
時間など目に見えないコストをカットしつつ、
情報を速やかに共有できるのは、グループウェアの特徴です。
ちなみにこの方法は、メンバー全員が利用しないと無駄なコストが発生してしまいます。
グループウェアを活用しないメンバーがいると、その人のためだけに旧来のシステムを運用しなければいけません。
導入する際は、準備をしっかりしてメンバーへのOJTを行っておきましょう。

「アイツ、どこに営業行った？」がなくなる!?

社員が今どこにいて、何をしているのか把握できていない。
掲示板には行き先が書いてあるが、とっくに帰社時間を過ぎている……。
電話やメールをしてもクライアントと会っているのか、返信がない。
「アイツどこに行ったの？」と、まわりの社員に聞いても誰も分からない。
……聞きたいことがあるのに！
そんなイライラを経験したことはないでしょうか？
グループウェアの案内板機能を利用すると、その問題は完璧に解決できます。
社員の在籍情報が一目でわかることはもちろん、伝言も作成できるので「戻るのが遅くなるかもしれません」や「直帰します」なども書き込むとができます。
さらに、急に行き先が変更になっても、スマホやタブレットなどモバイル機能を使って行き先変更をすることができるので、誰がどこにいるのかリアルタイムで知ることができます。
出先で変更できるのは、今までの方法ではできなかったことですよね。
是非、有効的に活用してください！

グループウェアを利用するメンバーのみでメール共有

グループウェアを利用しているメンバーのみにメールを送受信することができます。
外部へ送信することができないものが多いので、誤送信を防ぐこともできます。
チームのメールアドレスを持っていて、この機能は必要ないと思っている方も多いと思いますが、グループウェアのメール機能を使うと、メール送信後でも、間違えたメールを取り消しすることができます。
安全に情報を共有するためにも、活用すべき機能です。

まとめ

・グループウェアを利用すると時間や紙などコスト削減ができる
・行き先を電子掲示板に書くことができるので、誰がどこにいるのかリアルタイムで把握できる
・メールの誤送信を防ぐことができる

グループウェアを導入することで、今まで無理だと諦めていたものが、クリアになっていきます。
仕事の効率もアップしますので、是非有効活用してください。