知っているようで知らないグループウェアとワークフローの違い

業務の効率化を図るため大企業が続々とグループウェアやワークフローを導入しています。
それぞれメリットがあるのは分かっていても、実際に何に役立ち、業務のどんな部分が改善されるのかよく分かっていないという方も多いでしょう。
この記事では、グループウェアとワークフローの違いや特徴を解説します。
自社が何に悩み、何を改善したいのかで導入すべきものが変わってきます。
しっかりと見極めましょう。

ここが知りたい！グループウェアの特徴

組織内の情報共有を目的として生まれたのがグループウェアです。
一般的にグループウェアは、下記のような機能が備わっています。

・電子掲示板
社内やチーム専用の掲示板のこと。
旧来は紙やメールによって情報共有していたものが、全員共有の掲示板で知らせることができます。

・電子会議室
社内の意見交換場に適切な機能です。
会議室は複数設置ができ、課題に対して返信することができます。
支店や支社のメンバーも、わざわざ一つの会議室に集まらなくて済むので、人件費や時間の節約もできます。

・施設予約
会議室や備品などの予約ができます。
いちいちリストに書き込むこともなくなるので、手間が省かれます。

・アドレス帳
取引先のアドレス、電話番号などを登録できます。
アプリによっては公開メンバーを限定するものもあります。
他の社員と顧客を共有することが可能です。

・ToDo
進捗状況を打ち込むことができます。
社内のメンバーに自分の業務内容を把握してもらうことができます。

……上記の機能はほんの一部です。
グループウェアは、導入効果を肌で感じやすいものです。
社員の仕事が可視化されるので、問題点が見つかりやすく業務効率アップの手助けもしてくれるのが特徴です。

ここが知りたい！ワークフローの特徴

ワークフローは、申請業務の効率の効率化と内部統制の強化をしてくれるものです。
一般的にワークフローには、下記のような機能が備わっています。

・申請書の作成
フォーマットのあるものから、フリーに作成できるものまで様々あります。
フォーマットが統一されるので、記入ミスが見つけやすく事前に防ぐことができます。

・承認機能
承認者は申請書を閲覧し、承認や非承認の判断をすることができます。

・滞留防止機能
なにかと溜めがちな申請書ですが、アラーム機能やメールで締切を知らせてくれるので、滞留することがなくなります。

・検索・閲覧機能
確認したい過去の文書を検索したり、閲覧することができます。

なにかと滞留しやすい申請書は、スムーズに承認者へ届きますし、承認者もモバイル機能があるワークフローを利用すれば、いつでもどこでも承認することができます。
こうした業務の改善をしていくことで内部統制の強化を図ることができるのです。

申請書関連でお困りなら是非ワークフロー導入をオススメします。

グループウェアのオススメアプリ「WaWaOffice」

グループウェアのオススメアプリは「WaWaOffice」です。
上記で紹介した機能はもちろん導入されていますし、社内の情報共有やコミュニケーション向上など、様々な機能を利用することで業務の効率がアップされます。
シンプルな画面で使いやすく、初めて利用する方でも簡単に操作ができるアプリケーションです。

WaWaFlowなら初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。