課題を解決してくれるワークフローのススメ

自社の業務を効率化させ課題解決をしたいとワークフローシステム導入を考えている企業も多いでしょう。
しかし、いくらワークフローシステムを取り入れたからといって、自社の課題が全て解決されるとは限りません。
ここでは、ワークフローシステムで解決できる課題を紹介し、うまく使わないと、どんな課題が生まれるのかを検証します。
ワークフローシステムを導入するか否かの検討材料として、是非この記事を参考にしてください。

ワークフローシステムで解決できる課題

申請は、企業や上層部にプロジェクトや書類などの承認をもらうために必要な業務です。
勝手な判断で業務を遂行することはルールを犯すことにもなりますし、これらが守られているからこそ内部統制がとられているのです。
このように、企業にとって大切な業務の一つであるはずの申請業務……。
しかし、書類作成に時間がかかったり、何人もの人が介する場合は承認まで時間がかかってしまいます。
また、用紙を提出するわけですから、紙やインク代などのコストもかかってしまうのが課題です。
上記のようなケースを大きな課題と感じている企業も多いでしょう。
ワークフローシステムを導入すれば、こうした課題は解決できます。
まず、申請書の作成は全てフォーマット化され、書類作成の時間を大幅カット。
チェック項目が明確化されるため記入ミスも見つけやすくなります。
さらに、電子上でやりとりをするため、今どこで誰に申請書が渡っているのか確認することが可能となります。
承認者にとってもメリットがあります。
滞留していればアラーム機能などのお知らせをしてくれる機能や、モバイル機能があればいつでもどこでもスマホやタブレットで承認することができるのです。
また、内部監査などで書類が必要になっても、検索機能がついていれば一発で確認をすることができます。
書類の山から対象書類を探すあの無駄な時間をカットできるのです。
このように経費的なコストだけでなく、目に見えない時間などのコストも削減できるのがワークフローシステムの特徴です。
また、申請書がすべて透明化されるので、内部統制の強化にも一役買ってくれます。
業務の見直しを考えている企業は、是非ともワークフローシステムの導入を検討してみてください。

ワークフローシステムをうまく利用できないと……

どれだけ内部統制を図り、業務の効率がアップしても、ワークフローシステムをうまく利用しないと非効率的なものとなってしまいます。
例えば、数人の社員がワークフローシステムの導入を反対しているのに、強引に自社に取り入れると、従来のシステムを使う社員と、ワークフローシステムを使う社員が存在することになります。
それでは、その人たちのためだけに従来のシステムを運営しなければいけなくなり、余計にコストがかかってしまいます。
まずは、なぜ必要なのか、ワークフローシステムを導入することで、どのようなメリットが生まれるのかを説明する必要があります。
そして、ほとんどの社員がワークフローシステムを扱うのが初めてです。
できるだけシンプルな画面で操作の簡単なワークフローシステムを導入するようにしましょう。
そうでないと「前のシステムの方が楽だった」と、クレームをつけられる場合があります。
導入前にしっかりと社員にレクチャーをして、ワークフローシステムを運用するようにしてください。
最後に……今までのシステムをやめてまでワークフローシステムを導入するのですから、改善効果の高いシステムを購入することが大切です。
現場の社員がより仕事がしやすくなる環境を作りましょう！

WaWaFlowなら初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。

まとめ

・ワークフローシステムは書類作成の時間を削減する
・ワークフローシステムは承認者の負荷を軽減する
・ワークフローシステムを導入すると内部統制の強化を図ることができる
・うまく利用しないと、逆に大幅なコストがかかってしまう
・導入前に社員へメリットを共有することが大切

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