株式会社サンフレッチェ広島様の導入事例

WaWaOfficeを活用してペーパレス化を実現。

とにかく紙をなくして電子化したい！
状況確認や検索も簡単で、ますます業務効率化が図れそうです！

広島県広島市をホームタウンとする「サンフレッチェ広島」様。サッカー事業を通じて、夢と感動を共有し地域に貢献することをクラブ理念とし市民・県民に愛される「日本一の育成・普及型クラブ」をめざしています。

今回、グループウェア（WaWaOffice）とワークフロー（WaWaFlow）の導入を決断した背景をもとに、現状や効果についてお伺いいたしました。

紙の稟議書が社内のストレスに

今回サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか？

今回、グループウェア（WaWaOffice）とワークフロー（WaWaFlow）を入れたのですが、グループウェアは別会社のサービスからの乗り換えでワークフローは新規の導入です。
すでにグループウェアは使っていましたが、それとは別にワークフローをどうしても入れたいと思っていて、色々と探していました。

そんな時ですが、その使っていたグループウェアのサービスが変わるという案内が来まして、であればとそのタイミングでグループウェアとワークフローの導入をしようと考えました。

ワークフローの検討を考えたのは何故でしょうか？

弊社では紙で稟議書を回していたのですが、紙の稟議書だと誰のところで止まっているかわからないんです。

稟議書を出した担当者は稟議が通ったかが気になるので、しょっちゅう今どうなってるかを聞いてきます。朝聞いてきて、夕方聞いてきて、また翌日聞いてきて。「あの稟議書の決裁はまだ？今どこ？」って。
担当者にしたら、誰のところまで進んでるのかわからないし、決裁されたのかどうかもわからないし、かなりのストレスになりますよね。
急いでいる場合も、紙の稟議書を手で持って歩くというアナログなやり方もしていました。それでも、決裁者が出張に行くとその日一日もらえなかったりしますしね。本当に大変です。

また紙なので、保管もバインダーにファイリングするわけですが、目次を作ってデータで管理してそれをファイリングしてページ数付けて、と地味ですけど結構な作業が発生します。
そのバインダを保管するスペースも必要ですし。事務所のスペースも無限じゃないですから。もちろん、過去の稟議書を探すのも、そのバインダから探すしかないわけです。紙の運用は本当に業務効率も悪いし、ストレスでした。

運用イメージに合わせた検証利用　素早い対応でスムーズな判断が可能

WaWa シリーズをどこで知りましたか？

懇意にしているシステム会社さんにグループウェアとワークフローを探していると相談したところ、WaWaOffice をご紹介いただきました。
そのシステム会社さんによると、WaWaOffice はグループウェアとワークフローがバラバラではなくしっかり連携していることや、シンプルな作りで直観的に操作が可能ということで、お勧めいただきました。

WaWa シリーズに決めた理由は何でしょうか？WaWa シリーズに決めた理由は何でしょうか？

問題なくグループウェアの乗り換えやワークフローの運用ができると判断できたことが決めた理由です。

この判断ですが、前に使っていたグループウェアのサービス変更というタイミングがあるので、とにかく急ぐ必要がありました。日程に余裕が無い中で、導入して運用できるかどうかを見極める必要がありましたが、アイアットOEC さんにはデモ実演や検証用のサイトの準備など素早く対応いただいたので、かなりスムーズに進めることができました。
その検証サイトを見ながら運用をイメージして、いくつか質問もさせていただきましたが、いただいたご回答から問題なく運用ができるという判断ができましたので、WaWaOffice を選びました。

ワークフローは初めての導入でしたが、いただいた検証サイトにワークフローのサンプルもいくつか入っていて、運用イメージが想像できたのも助かりましたね。

サポート力で簡単に移行　ペーパーレスの効果に期待

移行にあたって苦労はありましたか？

グループウェアの基本的な操作には慣れていましたし、今後はこちらのWaWaOffice を使ってくださいね、という社内アナウンスだけで切り替えられました。
あとは前のグループウェアとの些細な違い程度なので、社内から質問がいくつか来ましたが、WaWaOffice がシンプルでわかりやすかったので、大した問題もありません。

今までお使いのものと比べて変わったことはありますか？

グループウェアについては、今までスケジュール管理と会議室や社用車といった施設予約を中心に使っていました。
WaWaOffice でも、基本的には同じ機能を使っていて、前のグループウェアよりも多少使い勝手がいいな、と思うところもあります。何より乗り換えても直感的に使えるので助かります。

ワークフローはどうでしょうか？

徐々に社内の運用に乗せていこうということで、ワークフローは後回しにしていたのですが、いざワークフローの設定を始めてみると案外簡単に運用開始まで持っていけました。
正直、もう少しかかるかなと思っていたんですが、想像以上に工数をかけていません。もちろん本格運用はこれからですが、だいたい運用イメージもできています。

「稟議書がどこまでいったかわかる」「出張時や緊急時の決裁もスムーズ」「過去の決裁文書を探すのも簡単」そのように変わることもわかっていますので、今までの紙の運用から解放されて楽にになるなーとワクワクしてます。

移行にあたって苦労はありましたか？

初めてのワークフローなので、設定してると「あれ？これはどうかな？」と疑問が出てきました。触るたびにちょっとずつ疑問が出てきたんですが、その都度アイアットOEC さんのサポートの方に教えてもらって、設定ができました。

最近、カスタマーセンターって面倒なところが多くて困ってたんです。何度コールしても出なかったり、後からメールで返事すると言われ後回しにされたり。なかなかつながらないところだと、つながった時にまとめて聞かなきゃと身構えてしまうしイヤでした。

その点アイアットOEC さんのサポートは、すぐつながってすぐ回答をいただけるので、少し疑問に思ったら「よし聞いてみよう」って思うんです。すごく素早いサポートで助かっています。大満足です。

さらなるペーパーレス化で業務効率化を

これからどう使っていきますか？

弊社では、今後もペーパーレス化を進めていきたいと思っています。
紙の山から何かを探していたのでは、仕事の効率も上がらないんです。探すものは全てパソコンに入ってる、そういう風にしたいと思っています。

WaWaOffice には、e ラーニングやアンケート機能があったり、他にも連携できるサービスも色々あるというお話しをお聞きしています。今後は、そういった便利な機能も使っていき、さらにペーパーレス化を推進してどんどん業務効率化ができていければと思っています。