グランドデュークス株式会社様の導入事例

WaWaD-Beを活用してバラバラデータを有効活用

バラバラのデータを統合して管理！
リアルタイムな情報更新で、情報活用が進んでいます！

WaWaOffice（グループウェア）導入後、WaWaD-Be（なんでもアプリ）を追加導入いただいた「グランドデュークス」様。WaWaD-Be 導入に至った経緯と、現在のご利用状況についてお聞きしました。

システムの合理化業務の効率化

WaWaD-Be を検討された背景は何でしょうか？

WaWaOffice を導入する際の課題以外で、社内のシステムがバラバラになっているという課題がありました。
（ WaWaOffice 導入経緯は別紙にてご紹介）

この情報は、こっちのシステムにログインして見て、この情報はこっちのシステムにログインして見て・・・という様に、です。
システムも、なぜこのようなシステム仕様なんだろう、と思うほど古いシステムもありました。
一言で言うと、今の社内運用に合っていないシステムが多かった。そういうシステムにあわせて社内業務を行っていましたので、非常に非効率です。この非効率な業務を変えたいと思っていました。
またサーバー自体の老朽化もあります。オンプレのパッケージでしたので、サーバートラブルも怖かった。サーバートラブルになると、お金も時間も使います。
どうしても移行できないものは仕方ないとして、今のシステムで無理に動かす必要のないものは、移行していきたいと思っていました。

必要十分な機能オンラインデモでの説明

WaWaD-Be を選定された理由は何でしょうか？

課題を解決できるようなツールはないかと探していたのですが、ふとアイアットOEC さんのホームページでWaWaD-Be というサービスを見つけまして……。営業さんに声をかけさせていただいたところ、オンラインでデモをしていただけることになりました。

オンラインデモは、営業さんの画面を共有していただき、電話でお話ししながら進める感じですが、非常にわかりやすかった。

電話で弊社の状況をお伝えし、それならWaWaD-Be ではこういう方法でできますよ、と実際に画面を作っていただいて、とてもイメージがわきました。オンラインデモの中で、考えていることをおおまかに作っていただけたので、これでいけそうだ、と判断し導入することにしました。

オンラインでの説明でしたが、距離は感じさせずにとてもわかりやすかったですね。

業務効率の向上リアルタイムな情報更新

WaWaD-Be をどのように使っていますか？

バラバラになったシステムを統合するだけでなく、Excel のファイルも置き換えています。今のところざっと、顧客管理・保証登録管理・修理対応履歴・カスタマーセンター対応履歴といったようなところで使っています。

具体的に効果が出たものはありますか？

幾つかあります。

1 つ目は、大きな効果ですが、お客様の分析ができるようになったことです。もとは卸売りでしたので、製品ベースのデータベースはありました。ただお客様ベースのデータベースが無かった。もちろん製品データベースの方にお客様の情報も入れていたので、業務に差しさわりがあるわけではありません。ただ、1 人が5 台持っていたら、ばらばらに5 つお客様の情報がある状態なので、お客様の分析ができなかった。

お客様のことを知らないと、良いサービスを提供できませんよね。 WaWaD-Be を入れて、お客様ベースのデータベースを作ることができ、よりお客様のことを考えてサービスのご提供ができるようになりました。

2 つ目は、リアルタイムに情報共有ができるようになったことです。システムに入っているデータベースだけでなく、Excel で管理していたものも置き換えていきました。

Excel で管理していて困るのは版管理と共有です。同じファイル名があったり、単にコピーしているだけのファイルがあったりで、最新がどれなのかが管理しづらい。例えば弊社では、弊社が取り扱う浄水器が、どのメーカーのどの水洗に使えるかといった事例情報など、日々更新されていく情報を管理しています。

そういった日々情報が更新されるものについては、最新版の管理が容易ではないので、社内やカスタマーセンターといった社外に対しても情報の共有が難しい状況でした。 WaWaD-Be では、都度情報の更新ができるようになったので、最新版がリアルタイムに更新され、共有することができるようになりました。かなり業務の効率化が進んだと思います。

3 つ目は、項目の追加が簡単なので、手早く始められることです。パッケージのシステムだと難しいかもしれませんが、WaWaD-Beは項目の追加が容易です。一度作ったデータベースに、この項目も管理するようにしたい、と思ったら簡単に追加できます。WaWaD-Be のそういった機能で、手早く始めることができました。また、情報もCSV で一括登録ができますので、1 つ1 つ登録していかなくても、まとめて登録することができる。これも業務効率を上げる要因となっています。

4 つ目は、セキュリティが高まったということです。様々なデータを扱いますので、セキュリティを重要視していました。Excel などファイルでの共有は、ファイルがどうなったか追いづらいので、セキュリティにも問題があります。WaWaD-Be であれば、WaWaD-Be に入らないと何もできません。また、WaWaD-Be は細かく権限がつけられますので、見せたくない人には見せない、触らせないということができます。

情報共有・活用の促進

これからどう使っていきますか？

弊社のシステムには、簡単に移し替えられないものもありますし、いまだにExcel も残っています。

そのような状況ですが、社内の業務効率化を進めていくために、またお客様に満足していただけるサービスをご提供するためにも、情報活用を進めていきたいと思っています。

今後も、情報共有・活用で、WaWaOffice、WaWaD-Be を積極的に使っていきたいと思っています。