ワークフローでできる勤怠管理とは？

現代のワークフローはパソコンにソフトなどをインストールせずに、インターネット環境とパソコンがあれば運用できるクラウド型が一般的です。
ワークフローを導入すれば、企業が必要とするさまざまな管理ができます。
そのひとつとして挙げられるのが、勤怠管理です。
ここでは、実際にワークフローを導入するとどのように勤怠管理ができるのかについて説明します。

ペーパーレス化

ワークフローで勤怠管理をすることで、ペーパーレス化が実現できます。
ペーパーレス化とは紙を使用しない管理方法です。

従来、勤怠管理は書類として行うことが一般的でした。
現在でもタイムカードで出勤時間、出社時間を記録している会社は少なくありません。
アルバイトやパートタイムで雇用している企業では、紙に書かれたシフト表でアルバイトの出勤、出社管理をしているところも多くあります。

ワークフローで勤怠管理をすると、これらをデータとして扱えるのでペーパーレス化が可能です。 ペーパーレス化は社内に保管場所が不要という点でもメリットがあります。

複雑な集計が簡単

ワークフローで勤怠管理をすると、複雑な集計も容易に行なえます。
例えば残業代があげられます。

一般的な企業においては、通常業務時間以外で仕事する社員には残業代を支払います。
残業代はそれぞれの社員で残業時間や支給される額が異なるので、集計は複雑になります。

ワークフローを導入することで、複雑な集計も簡単にでき集計時間の短縮と同時に業務効率化が期待できます。また残業を可視化することで過剰な残業をしている社員も明確になります。
事前許可残業制を導入する企業にとっては、申請業務の短縮化もでき働きすぎ防止も可能です。

不正打刻の防止

不正打刻が発生すれば、その分会社が負担する人件費が高くなります。タイムカードや紙で勤怠管理をしている場合、不正打刻をすることは容易です。

一方、勤怠管理ワークフローを導入すれば、製品によっても異なりますが、ICカードやスマートフォンの仕組みを活用して、不正打刻を防ぐので不正打刻に悩みを抱える会社にはメリットとなります。

給与計算と連携ができる

そのほかにもワークフローで勤怠管理をするとできることのひとつとして挙げられるのが、給与計算との連携です。

ワークフローには、CSVデータ出力の機能が搭載されており、データをCSVで出力して、給与計算ソフトでそのデータを取り込むことができます。
連携できることで、給与計算にかかる時間や人件費も削減できるので、会社側は大きなメリットを得られるでしょう。

各種休暇を可視化

社員の各種休暇を雇用契約に応じて可視化できることもワークフローのメリットです。有給、代替休暇、振替休暇、代休など個々に与えられる日数は異なります。
ワークフローではこの複雑な休暇の管理も自動で行えます。法改正に合わせて一括管理も可能です。

働きやすい環境の構築が可能

勤怠管理で業務効率化されるのは、人事部に限った話ではありません。勤怠管理を効率化することで社員にとっても大きなメリットはたくさんあります。
残業の申請や減少、有給申請など勤怠に関する業務負担をスムーズにすることで、本来の業務に集中することにもつながります。
クラウド型のワークフローは、インターネットに接続できれば難しい知識もなく簡単に作成ができます。勤怠管理以外にも申請業務を大幅に改善できるメリットが複数ありますので、まずは無料体験からお試しください。

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