ワークフローの最大の導入効果を徹底解説

ワークフローとは、申請から決裁までのフローのことを意味し、現在ではそれをシステム化できる製品が登場しました。企業の中には既に導入をしているところも多く、また、現在導入を検討している企業もあるでしょう。

しかし、どのような導入効果が期待できるのか明確に把握できていないと、ワークフローのシステムを導入した後に後悔する可能性もあります。

ここではワークフローの導入効果について説明をします。

決裁までの時間を短縮できる

最大の導入効果のひとつして挙げられるのが、決裁までの時間を大幅に短縮できることです。

会社規模によっても異なりますが、1つの申請に対して、複数の承認を得なければならない場合もあります。
ワークフローのシステムを導入していない場合、申請書を承認者に渡す手間が発生し、決裁されるまでに時間がかかります。
また、承認者が必ず社内にいるとは限りません。全国的にサービスを展開している企業の社員の方の中には、定期的にほかの都道府県に出張しなければならないこともあるでしょう。
当然、申請書を出張している承認者に渡すことはできず、出張先から帰って来た後に決裁をしてもらうことになります。

このような時に活躍するのがワークフローです。
ワークフローのシステムを導入していれば、申請書を承認者に手渡しする必要がなくパソコンの画面で承認が可能です。
そのため、承認者が出張している場合でも、出張先からパソコンやスマートフォン等を使い、遠隔で承認ができるため、決裁までの時間を大幅に削減できます。

人為的なミスを減少させられる

そのほかにも導入効果のひとつとして挙げられるのが、人為的なミスの防止です。

申請書の種類によっては金額など重要な内容を記載するケースも少なくありませんが、中には数字を間違えたりする場合もあります。
また、紙の場合、承認者に手渡しするなど持ち歩く機会も少なくないでしょう。

ワークフローを導入すると、データ入力のミスも事前に発見できます。また申請書を手渡しする必要がないので、人為的ミスを大幅に削減できます。

コストカットを実現できる

コストカットが実現できることも導入効果のひとつです。

ワークフローを導入していない場合、申請書で必要になるのはやはり紙です。当然、紙は無料ではないため、その分コストがかかります。
また、紙は社内のどこかで保管しなければなりません。そのため、保管するスペースを確保することもコストとして計上されます。

ワークフローを導入すると、ペーパーレス化を実現できるので、申請書類のための用紙を購入する必要性がなくなります。
またデータとして管理ができる分の保管スペースを確保する必要はありません。

業務プロセスの見える化を実現

業務のプロセスを把握しやすくなることも導入効果のひとつです。

例えば、ワークフローを導入していない場合、申請書が現在どの承認者の手元にあるのかわかるまでに時間がかかります。そのため、承認を促す時手間もかかります。
ワークフローを導入すえると、現在、申請書がどの人の元にあるのか容易に理解できるため、承認の進捗を簡単に確認することができます。

申請業務効率化が利益増加に

企業活動をする上で、申請書をはじめとする書類作成と承認のやり取りは必須です。しかし、仕事の効率化を図るためにも本来の業務以外にかかる時間をさくのは非効率的です。ワークフローの導入は書類をデータ管理することでスムーズに業務を行うことが可能です。無料体験で一度お試しください。