ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールの違いを理解する

ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールについて、
導入を検討される場合には違いを把握しておくことが大切です。
両者の得意とする機能も異なり、さらにメリットの大きさも環境によって違うからです。
ここでは、それぞれの利点と特徴、導入のポイントについてご紹介していきます。

承認・決済の流れを円滑にするワークフローシステム

ワークフローとは手続きの流れを明確にした承認・決済に関する「フロー」を指します。
さらに紙面や口頭でのやりとりを電子化、システム化したものを「ワークフローシステム」といいます。
業務内容や書類の種類、その他の条件によって権限者の変更やステップが複雑化するケースも珍しくありません。
ワークフローシステムでは、そうした流れをパターン化＝自動化することで、効率化することが可能です。
申請者がシステム上で一元管理された申請フォームを利用することで、自動的に割り当てられた承認者へと情報が受け渡されます。
ワークフローシステムの導入によってプロセスの可視化や意思決定スピードの向上、
ペーパーレスによるコスト削減、コンプライアンスの強化などを図ることができます。

業務を効率化するプロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、複数のメンバーで行うプロジェクトや、
さまざまな情報を正確に把握することに優れた機能を持つツールです。
プロジェクトをひとつの目標として、
タスクをToDoリストに細分化することで進めなければならない作業を明確にします。
また、誰がいつまでに何をやるのか、
現在の進捗状況はどうなっているのかを管理することが可能です。
ガンチャートを作成して全体を視覚的に捉えたり、
情報を一元管理し共有したりすることで「やるべきこと」をクリアにします。
進捗状況を把握するためのマイルストーンが分かるスケジュール表など、
プロジェクトを計画的に遂行する役割も持っています。
やるべきことが明確な状況は、心理的にも優位に働き、業務の効率化にも有効です。

それぞれの違いを理解する

プロジェクト管理ツールはToDo管理や進捗状況の把握、ガンチャートによる視覚的に全体の流れを捉えることには長けています。
しかし、指定した条件によって自動的に権限を割り振ったり、
社内ルールを適用したりする承認・決済を実現するワークフローの流れに特化しているわけではありません。
あくまでプロジェクトを円滑かつ計画的に進めるためのツールです。
ワークフローシステムでは権限者が明確で、社内ルールを遵守することが可能です。
コンプライアンスの強化だけでなく、節目となる承認・決済をスムーズに実現することでプロジェクト自体の効率化にもつながります。
ただし、視覚的なグラフ表現やリソース管理表などはワークフローシステムだけでは実現が難しくなります。

長所を活かした併用運用

ワークフローシステムもプロジェクト管理ツールもどちらも効率化のためには重要なものです。
それぞれに得意とする機能や目的が異なるため、優劣を決めることも難しい問題です。
しかし、承認・決済がスムーズに進まず、プロジェクト自体が止まるというケースが見られる場合にはワークフローシステムの導入は大きなメリットになります。重要なことは、 効率化すべき業務やボトルネックとなっている問題を把握し、改善するための手段として用いるです。
必要であればワークフローシステムとプロジェクト管理ツール、両者の長所を活かして併用運用することも選択肢のひとつとなります。
何がベストプラクティスなのか、まずは日常的な業務に目を向けることが大切です。

おわりに

プロジェクト管理ツールは進捗状況やToDo管理を可視化し、情報を共有することに優れています。
ワークフローシステムは承認・決済の流れを自動化することで効率化やコンプライアンスの強化などが可能です。
効率化される点は共通していますが、導入することでもたらされるメリットの大きさは、何がボトルネックとなっているかによって異なります。
まずは改善すべき点を洗い出すことから始めてみるのがよいでしょう。

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