ワークフローの見直しでコスト削減

ワークフローとは、申請から承認までの手続きの流れです。
ワークフローを見直し、課題を解決することでコスト削減につながります。
今回は、コストの削減につながるワークフローの見直しについてご紹介します。

ワークフローの見直し！協力してもらうためには？

コスト削減には、ワークフローを見直すことが大切です。
しかし、現場の社員がコスト削減に取り組む意識を高く持ち、既存のワークフローに従って業務を行っている場合、
現場とのコミュニケーションがうまく取れず、ワークフローの見直しが思うように進まない可能性があります。
このような場合は、「コスト削減」という言い回しは避けて、
「業務の効率化による負担軽減」を目標に掲げることをおすすめします。
現場の社員は業務の負担を軽くするために、ワークフローの見直しに積極的に協力してくれることが期待されます。

改善したほうが良いワークフローの課題例

ここでは早急な改善が望まれる具体的なワークフロー上の課題についてご紹介します。

・書類作成に工数がかかっている勘定項目ごとに入力できるフォーマットを設けていないなど、書類を作る際に大きな手間がかかっている。

・書類申請の手順が複雑申請の種類により承認ルートが異なるなど申請から承認までの手順が複雑で、手順の周知もおろそか。

・書類の保管方法や活用方法に苦労している膨大な紙の書類を保管するためのスペースが不足している。
書類の管理も大変で、必要な書類の取り出しに時間がかかってしまう。

上記の課題は、ワークフローが紙の書類で実施されていたり、
ワークフローに関する情報や作業の流れが周知されていなかったりすることが原因です。
これらの課題はワークフローをツールにより電子化することで、解決できる可能性があります。
なお、ワークフローを電子化するツールのことを「ワークフローシステム」と呼びます。
ワークフローシステムを導入することで、
申請から承認までにかかる時間や労力は軽減されるため、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

おわりに

今回は、コストの削減につながるワークフローの見直しについてご紹介しました。
ワークフローを見直すことで、
業務上の課題を発見できます。
なおワークフローは、ワークフローシステムにより電子化することが可能です。
ワークフローシステムを導入することで、
業務上の煩雑な手続きの管理・運用にかかる労力は軽減され、コスト削減につながることが期待されます。
ワークフローに課題を感じている方は、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。

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ワークフロー見直しで業務効率向上