グループウェア導入企業でもワークフローシステムを導入するべき理由とは

グループウェア導入企業でもワークフローシステムを導入するべき理由とは
チームでの業務を効率化できる多機能ツール「グループウェア」。既に導入を開始し、日々の業務に役立てている企業も多いでしょう。
グループウェアと併せて利用したいのが、ワークフローシステムです。今回はこのグループウェアとワークフローシステムの違いや、両者を併用するメリットについてご紹介します。

グループウェアとワークフローシステムの違い

グループウェアとは、各メンバーのスケジュールや業務の進捗状況などを一元管理の上、可視化できるツールです。
個人検索や組織情報の閲覧のほか、メッセージや掲示板などのコミュニケーションツールや会議室予約機能も備え、
チームでの業務に役立つ総合システムとして位置づけできるでしょう。

一方ワークフローシステムは、企業活動における決裁・承認プロセスの電子化機能に絞り込まれている点が特徴です。
「人と人とを有機的に結びつける」グループウェアに対し
「社内手続きの効率化を目的としたツール」 がワークフローシステムであるというイメージを持つと良いでしょう。

グループウェアのワークフロー機能ではなぜ不十分なのか

総合ツールとして作られているグループウェアの中には、決裁・承認をシステム化できるワークフロー機能を備えているものもあります。
これを活用することも1つの方法ですが、 グループウェアが提供するワークフロー機能はあくまで基本的な機能に限られます。

ワークフローシステムによる内部統制や業務状況の把握などについては、グループウェアのワークフロー機能では対応できない場合もあります。
そこで、グループウェアとワークフローシステムを併用し、さらなる業務の総合管理に取り組む企業も増えているのです。

グループウェアとワークフローシステムを連携することによるメリット

グループウェアとワークフローシステムをそれぞれ単体で導入しても良いのですが、可能であれば各ツールの連携が可能なものを選ぶことがおすすめです。
データ連携できるシステムを選択すれば、以下のような便利な機能を利用できる場合もあります。

・グループウェア画面でワークフロー状況を確認できる
・グループウェアとワークフローシステムでアカウントを共有する
・ワークフローシステムにグループウェアで管理している情報を同期できる

連携可能なツールを選ぶことで、 別々のツールを単独で使用するよりも、利用者やシステムの管理者にとってより便利で効率的な運用が可能になります。

おわりに

今回は、グループウェアとワークフローシステムを連携して利用することのメリットをご紹介しました。
グループウェアが情報共有による業務効率化を目的としているのに対し、ワークフローシステムは業務手続の効率化に特化しているという違いがあります。 グループウェアとワークフローシステムを併用し、一層の業務効率化を図りましょう。

関連コンテンツ