オープンソースの無料グループウェアについて

社内コミュニケーションの活性化やスムーズな情報共有を行うにあたって、グループウェアは最適なツールです。
しかし、グループウェア製品ラインナップを見ていくと、クラウド型とオンプレミス型の2種類があることに気づきます。両者の違いや、メリット・デメリットについて見ていきましょう。

クラウド型のグループウェアとは

ベンダー提供のグループウェアを、インターネットを介して利用するのがクラウド型の概要です。
ポイントをひと言で表すなら“手軽さ”。導入コストやスピードに優れており、必要となった際にすぐ利用開始できます。
利用中のランニングコストも比較的安価で、かつニーズに応じてストレージ拡張も容易。
サーバーを自社に置く必要もありませんし、アップデートも自動で行われるので、ハード・ソフトウェアに関わる管理コストも気になりません。
また、オンライン環境があれば場所を選ばずアクセスできるほか、スマートフォン用UIが用意されているケースも多いです。

一方、システム環境についてはベンダーに依存せざるを得ず、その点で言えば、セキュリティに対して不安を覚える方もいらっしゃるでしょう。
また、自社専用のカスタマイズも難しく、他システムとの統合性が低いなど、自由度の面でデメリットがあると言えます。 なお、大企業の場合にはオンプレミス型のほうがコストを抑えられるケースも少なくありません。

オンプレミス型のグループウェアとは

グループウェアをインストールしたサーバーを自社に設置し、社内ネットワーク経由で利用するのがオンプレミス型です。 最大のメリットはなんといってもカスタマイズ性。
自社のニーズに合わせた機能拡張をスピーディーに実現できるため、現場の声を反映させやすいとも言えるでしょう。自社で使うツールなどとの統合も構築できます。
また、外部ネットワークに接続しないことや、自社専用の堅牢なセキュリティを組めるという部分は大きな安心感につながります。

一方で、デメリットがないわけではありません。コストの面で考えると、イニシャル・ランニング共にクラウド型グループウェアに比べて高価になる傾向にあります。
また、独自グループウェアの運用・改修にはエンジニアのリソースが欠かせません。場合によっては新たな人員を補充することにもなり、人件費がかさむことも。
加えて、インフラ調達や設定など、導入期間についてもある程度を見越しておく必要があります。

おわりに

コストやスピード感の部分で優れる「クラウド型」と、自由度とセキュリティが魅力の「オンプレミス型」。 どちらが適しているかは、それぞれの企業・組織によって異なります。企業規模やユーザー数、用途に応じて、マッチするグループウェアを選びましょう。

関連コンテンツ