NEC情報サービス事業グループ事務局様のグループウェアの導入事例をご紹介します。

導入の背景

WaWaOfficeを導入した背景について教えてください。

NEC情報サービス事業グループは、NEC系列の協力関係にある地方SIerで構成される通称NETグループと呼ばれるグループです。
グループ全体の連携検討事項として「人材育成」「共同開発/共同拡販」「弾の補完」「技術者の補完」を各グループ活動を通して検討、 及び実行を行い、各地域、並びにＮＥＣグループ内の地位向上を目指すため専門部会を設立し活動を行っています。
各社のサービスや設備などの情報共有や情報交換のために構成された部会ですが、連絡手段といえば個々で行うメールが中心で、 部会の案内や出欠も事務局がメールで行っており、5部会を管理する事務局の負担は相当なものでした。 肝心の情報共有も各社年々サービスや営業情報が増えていっているにも関わらず情報共有スペースが設けられておらず、 部会が開催された際に配布される資料が唯一の共有資料でした。

オプションの利用とコストが決め手

WaWaシリーズの選定理由を教えてください。

やはり、ASPで利用が可能という事とWaWaReport（簡易データベース）機能オプションがあるという点が大きな理由です。 NEC情報サービス事業グループは、前述のとおり全国各地の企業で構成されています。そのため、いつでもどこからでもアクセスできるASPでの運用が必須条件でした。 また、サービスなどの情報共有がNEC情報サービス事業グループ内での課題となっていたのですが、これについてもWaWaReportを使うことにより、 各社のメンバーが自社からサービス情報を登録することができ、その情報がすぐに共有されるという点も大きなポイントでした。 各社の重要な情報を共有するわけですから、当然セキュリティ面も考慮する必要があったのですが、SSLによるログインやアカウントロック機能などのセキュリティ機能も備わっており、 さらにアフターサポート面でも万全の体制が整備されていて安心して導入を決定することができました。 また、導入経費及びランニングコストも他社と比較して安価でした。

サービス情報をReportで共有

WaWaシリーズの活用方法について教えてください。

主だった活用方法は、回覧板を活用した「会議の案内・出欠」や、WaWaReportによるサービス情報などの「各種情報共有」です。 その他にも、依頼機能を利用した各社に対する「質問やお願い」、 掲示板を利用した「トピックスの配信」やネットフォルダを利用した「提案書事例等の電子ファイル共有」なども行っています。 また、各部会の代表メンバーは全部会の「WaWaOffice」にログインできる権限を持っており各部会間での情報共有を行うことができるようになりました。

導入効果

利用前

メールによる出血案内、メール（Excel添付）による情報入力以来、メール（Word添付）による議事録送信、各社の連絡もメールのみ

利用後

回覧板による「会議案内」「会議出欠」
WaWaReportによる「各種情報共有」
依頼機能を利用した「各社」に対する「質問・お願い」
ネットフォルダを利用した「提案書事例等の電子ファイル共有」
掲示板を利用した各社への「トピックス配信」
議会をまたがっての情報共有
過去（前年度）情報の共有
電子会議室を利用したテーマ別ディスカッション