その営業日報、Excel管理のままで大丈夫？

Excelで営業日報を管理し、営業報告書を作成しているけれど「このままでよいのか」「もっと楽に運用できるツールはないのか」といった疑問を持つ営業マネージャーの方は多いです。
本記事では、営業管理をExcelで行う場合とSFAで行う場合のメリットとデメリットをお伝えいたします。

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営業マネージャーから見る営業管理とは

営業マネージャーから見る営業管理とは、営業目標を設定して、それぞれの案件ごとに進捗管理をし、営業部全体で共有することです。営業管理を行う目的は、営業の効率化を図ること。案件ごとの営業活動を把握し、顧客との関係性を保ち、売上の向上につなげることです。

営業マネージャーは、各営業パーソンが行っている営業活動をフェーズごとに把握し、必要があれば改善していかなくてはなりません。
営業活動や営業スタイルによって違いはありますが、次のようなデータを管理する必要があります。

・顧客の管理
・案件の管理
・行動(日報)管理
・見込案件管理

Excelで営業管理をするメリット

すでに導入しているという理由から、Excelを活用して営業管理を行っている企業は多いです。

・すでにExcelが導入済みであれば、初期投資の必要がありません。
・メジャーなアプリケーションなので敷居が低く、すでに操作に慣れている社員も多く、教育に関するコストが少なくすみます。
・顧客管理や商談管理、営業進捗管理などインターネット上にテンプレートが提供されています。
・シートを自分の管理スタイルに合わせて作ることが可能です。

Excelで営業管理をするデメリット

Excelはあくまでも表計算ソフトであり、営業管理のための専用ツールではありません。

・Excelによる顧客管理や日報管理、案件管理、見込案件管理等、可視化や情報の共有も可能ではありますがそれぞれバラバラな管理になりがちで連携されづらいです。
・集計や分析に必要な工程が複雑になりがちで面倒です。
・複雑なマクロやVBAが組み込まれている場合、保守や改修が属人化します。
・編集者は原則一人で、複数同時に編集ができません。共有ブック機能で同時に編集を行った場合、競合した編集箇所はどちらか一方のみの反映となります。
・入力作業が多く、同じ内容をあちこちに入力しなければならない場合もあります。そのため、一部修正すると他の箇所の修正が必要になることもあり、漏れや誤りにつながりがちです。そして、データが多くなればなるほど動作が重くなります。
・一つのファイルであるが故に「誤って削除してしまった」または、「間違ったデータを上書き保存してしまった」といった話も耳にします。
・メール添付による持ち出し、USBによる持ち出しが簡単です。
・スマートフォンでの閲覧や入力に不向きです。

SFAツールで営業管理するメリット

各データーをシームレスにつなげ、チーム全体の営業活動が可視化され共有されます。そのため、営業活動の属人化を防ぎ、人事異動などによるメンバー入れ替えでも容易な引継ぎが可能です。

また、営業マネージャーは商談の進捗状況や各営業パーソンの置かれている状況を簡単に把握できるので、戦略的な人員の配置や商談についてのアドバイスなどを各営業パーソンに行うことができます。
営業活動での成功パターン、失敗パターンが可視化・共有されるようになり、組織全体の営業パフォーマンスの向上につながります。

レポート機能でさまざまな切り口から分析レポートが出力でき、会議資料の作成も簡単です。

SFAツールそのものは堅牢なデータセンターに格納されており、SSL通信による通信暗号化等セキュリティ対策が施されています。
外出先からスマートフォンで閲覧・入力ができ、移動時間の有効活用ができます。

SFAツールで営業管理するデメリット

新しく導入するにあたり、導入コストおよびランニングコストがかかります。
利用者に対する教育が必要になります。定着するまでにある程度の時間が必要です。

おわりに

SFAツールの導入によるメリットは、営業活動の可視化と共有にあるといえます。そして、営業活動を行っていく上で非常に強力な武器となります。

Excelでもある程度の可視化や共有は可能ですが、Excelはあくまでも表計算のツールです。データ入力や運用にかかる手間はSFAツールにはかないません。

また、一番大きな違いはデータの持ち出しについてだといえます。
Excelでは簡単にコピーや編集ができてしまうのが便利でもあり問題にもなります。
情報漏洩に関する問題は社会全体の目が非常に厳しくなってきています。

企業にとって情報は大切な資産です。SFAツールで運用する場合でももちろん、Excelで運用していく場合はとくに、顧客・案件データを守る仕組みが必要です。

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