皆さまの会社では「営業日報」を運用していますか？
「正直、日報を書いている時間があるなら、その分営業活動の時間に回したい」そのような営業パーソンの声を聞くことがあります。
営業日報は何のためにあるのでしょうか？本当に必要なのでしょうか？
本日は営業日報の役割とあわせて注意点の説明をします。
営業日報の目的と役割
営業パーソンは社外にいる時間が長く、営業マネージャーはその行動のすべてを把握することは難しいです。
そこで重要になってくるのが、営業日報。
日報の目的は、営業マネージャーが部下の営業活動を把握しマネジメントするということです。
日報報告により、営業マネージャーは各営業パーソンの活動内容を把握し、営業パーソン個人の評価や、アドバイスにつなげます。またチーム全体で、戦略を立てることにも役立てられます。
営業マネージャーからみる営業日報の役割とはつぎの3つです。
・部下の活動状況を知る
・部下の指導や教育のため
・部下の現状を把握して心理状態を知る
営業パーソンにとって営業日報の目的は、一日の営業活動を振り返り、課題や次に行う活動内容を整理することです。
営業パーソンからみる営業日報の役割とはつぎの3つです。
・一日の仕事の振り返り
・自己管理
・上司とのコミュニケーション
営業日報の運用方法
営業日報の運用にはつぎのような方法があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。
Excelを利用した営業日報
シートに記録したい項目（案件名・日付・担当者・フェーズ・行動の内容・施策・結果など）をテンプレートとして用意し、各営業パーソンが入力するという形で運用を行います。
【メリット】
Excelは多くの企業ですでに導入されており、なじみのある表計算ソフトです。
追加コストをかけることなく導入が可能で、敷居が低くだれでも簡単に扱うことができます。
【デメリット】
Excelは営業管理を行うためのツールではなく、あくまでも表計算ソフトです。
そのためExcelでは、分析がしづらいといった不便さがあります。
営業マネージャーは部下別にExcelを開いて日報を確認しなければならず、部下の人数が多くなれば確認にも時間がかかり面倒です。
過去の日報の検索が難しく、「この案件のこの情報はどうなっていたっけ？」とExcelファイルを一つひとつ開いて探しても見つからず、結局本人に聞くことになってしまうといったこともあるでしょう。
そうなると、日報の意味がなくなってしまうことにもなりかねません。
また外出先から、日報の確認ができないため、リアルタイムに情報を得ることは難しいです。
わざわざ会社にあるPCの前に座り、Excelを立ち上げなければ記入や提出がおこなえないという営業パーソンも多いのではないでしょうか。
上司からのコメントにも気づきにくく、「本当に読んでもらっているかどうかわからない」といったようにコミュニケーションの点では向いていないツールとも言えます。
メールを利用した営業日報
先に述べたExcelをメールに添付し、上司および営業チームを宛先として送る。もしくは日報内容そのものを、メール本文として送る、といった日報運用です。
【メリット】
すでにあるメールを利用しての運用なので、コストが新たにかかることはありません。
【デメリット】
たくさんあるメールの中から日報メールを拾い出して開き、読むことは手間がかかります。
誰が提出して誰が未提出なのか、営業パーソンごとの提出状況を一目で把握することは難しく、場合によっては大量に送られてきた他のメールに紛れて、見失ってしまったということもありえます。
その逆で、緊急性の高いメールが、終業間近に集中する日報メールに埋もれてしまい、気づかなかったということもあるかもしれません。
メールですので、日別や担当別・案件別など、全体を俯瞰的に把握したり、分析したりといったことは難しいです。
また有益な情報があっても、メールの宛先以上には共有されないため活用されることがありません。それではと、宛先を増やすと関係の無いメンバーにまでメールが送られることになり、業務効率は下がってしまいます。
SFAを利用した営業日報
SFAとは営業支援ツールともいわれ、営業プロセスや進捗状況を管理し、営業活動を効率化するためのシステムです。
このSFAには、機能のひとつに日報管理があります。
【メリット】
営業支援ツールだけあって、そのメリットは大きいです。
入力したデータは自動でデータ化し、紐づけ・蓄積されていきます。
Excelやメールでは難しかった分析を行えるようになり、ボトルネックになっている部分が見える化されます。
またExcelやメールと違い、他のツールとの連携や情報共有・活用といったところもできるようになります。
入力され蓄積された営業活動の進捗状況や、顧客情報は他の営業チームやビジネスパーソンに共有することが可能です。たとえば、顧客からの問い合わせに応じてデータを参照したり、サポートに役立てるなども可能になります。
有能な営業パーソンのノウハウや成功事例、または失敗事例をも共有できるようになるため、営業活動全体の改善につなげることが可能です。
商談情報といった日報データは蓄積されているため、人事異動や退職などによる担当者の入れ替えでも引継ぎが容易になります。
またExcelの報告では厳しかった外出先からの報告についても、モバイル端末の利用等により容易になります。
【デメリット】
便利なツールではありますが、新しく導入するためには費用がかかります。
また使い方を覚えることや、社内運用を考える必要もあり、学習のためのコストがかかります。
営業日報のメリットとは
営業日報の目的と役割で、日報の目的は、営業マネージャーが部下の営業活動を把握しマネジメントするということですと書きました。
営業マネージャーから見た営業日報のメリットとは、各営業パーソンの営業活動を把握し、マネジメントできるということです。
数字からだけではなく、行動面での評価ができるようになります。
また営業日報に、顧客の声や営業パーソンの商談情報が記入されているので、情報の内容によっては自社の強みや弱み、また新商品開発のヒントを見つけることもできます。
この他にも、営業日報を続けることで入力された文字はデータとなり、分析ができるようになりますので、顧客情報、商談内容だけではなく、成功事例・失敗事例といったノウハウが見える化・共有されるようになります。
営業パーソンにとっては、一日の営業活動を振り返り、課題や次に行う活動内容を整理することですと営業日報の目的と役割で書きました。
課題や気づきを書くことにより、自分で課題を見つけるよう意識付けをすることが可能となり、営業パーソンとしての成長につながります。
対策や改善策をあわせて記入することでさらにスキルアップすることもできますし、対策や改善策が思いつかない場合には、上司の指示を仰ぎたいと書くことで上司からのアドバイスを得られるでしょう。
営業日報をうまく利用することで、コミュニケーションツールとして活用します。
SFAを利用した営業日報であれば、時間や場所を選ばずに入力・閲覧ができるため必要な時に必要なデータを確認することが可能です。
営業パーソンの移動などで担当者が変更になる場合でも、営業日報があれば過去のやり取りを確認できるためスムーズな引継ぎが可能となります。
営業日報のデメリットとは
一番のデメリットは「時間をとられる」ことです。
この「時間をとられる」ということは、営業日報の入力項目を減らすなど、運用に工夫をすることである程度回避もできますが、営業日報を入力する営業パーソンも、営業日報を確認する営業マネージャーもそれぞれに少なからずも時間をとられるのは事実です。
また忙しいからと、営業マネージャーが営業日報の確認をなおざりにして、営業日報をもとにマネジメントを行わないようであれば営業日報は意味のないものとなってしまいます。
営業日報を書くということは営業パーソンにとっては大変な手間です。
「読んでいるのかいないのかわからない」「どうせ書いても見てもらえていないから」といった状態では営業パーソンの営業日報に対するモチベーションも下がり、負担でしかない営業日報は適当なものとなってしまうでしょう。
さいごに
営業日報は営業の現場では嫌われがちですが、きちんと運用され続けることが大切です。正しく運用することで強力な営業ツールとなります。
営業日報の運用にはいくつかの形態があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。
一番オススメしたいのはSFAの機能による営業日報の運用で、蓄積されたデータをもっとも活用できるということが理由です。
日々めんどうな営業日報業務もSFAを利用することで効率化することも可能です。この機会に見直ししてみてはいかがでしょうか。
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さいごになりますが、情報は会社の大切な資産です。営業日報を有効に活用して組織の営業力アップを目指しましょう。
