効率のいい会議を行えていますか？
せっかく会議を開いても、議論の的がぶれてしまい、ダラダラと時間ばかり長くなるようなことは避けたいですね。
あげく、結局なんの結論にもたどりつけなかった。なんていう大切な時間をムダにしてしまうことは絶対に避けたいです。
効率のいい会議を行う方法として、今回はアジェンダの説明をします。
会議で使うアジェンダとは？その目的とメリット
アジェンダ（agenda）とは、「議事日程」や「予定表」という意味を持つ英単語の「agenda」をそのままカタカナにしたものです。
会議で使うアジェンダとは、「会議を円滑に行うための予定や議題」などを指します。
会議の開催日時、会議の目的や議題、出席予定者や役割、時間配分や流れなどを簡単にまとめた会議進行表です。
アジェンダによって、あらかじめ会議の目的やゴールを共有し、目線を合わせた状態にしておくことで、生産性の高い効率の良い会議を開くことが可能です。
また、論点の事前共有や情報収集など参加者の事前準備を促すことにもつながります。
事前にアジェンダが用意されていれば、効率よく議題を進めることができ、話題がそれてしまったり議論すべき内容について取りこぼされたりすることもなく、有意義な会議にすることができるでしょう。
いいアジェンダとは？
いいアジェンダを作成するためのポイントは次の3つです。
会議の目的・ゴールを明確にする
会議の目的やゴールが不明確では、参加者が何を発言してよいのかわからなくなってしまいます。
ゴールや目的が明確であれば、もし途中で脱線するようなことになっても軌道修正が可能です。
検討すべき項目や時間配分など会議の進行を明確にする
会議の進行を明確にしておきます。検討すべき項目に対しての時間配分も記載しておくと、よりスムーズに会議を行うことができるでしょう。
時間を意識することで、ダラダラ会議を避けることにもなります。
余裕をもって参加者に事前共有する
アジェンダを作成したら、余裕をもって参加者にグループウェアなどでの事前共有をしておくことが大切です。
そうすることで参加者は、事前に準備するべき資料や確認しておくべき項目についての事前準備をして、会議に参加することができます。
アジェンダの項目
では実際にアジェンダを作成する場合、どのような内容を盛り込めば良いのでしょうか。
主な項目を見ていきましょう。
会議名
会議名は、会議の内容がすぐにわかるようなものにします。
開催日時
会議がスタートする時間はもちろん、終了時間（所要時間）の目安も記載しておきます。そのことで参加者がスケジュールを調整しやすくなります。
開催場所
社内で行われる会議であっても、開催場所は明確にしておきます。
会議参加者
どのようなメンバーが参加するのかを事前に周知しておきます。参加するメンバーによっては、事前に準備しておくべき資料の内容が変わることもあるかもしれません。
目的・ゴール
会議での目的・ゴールを明確にしておきます。
何を決めるのか、報告だけなのか、会議が終わった時にどうなっていればいいのか。そして、そもそもこの会議（議題）はなぜ行うのか、その目的・ゴールを明確にします。
議題＋所要時間
アジェンダの作成で、もっとも大切な部分です。
会議の議題をわかりやすく記載しておくことで、参加者が事前に意見をまとめておくこともできるようになります。
また話し合うべき議題と所要時間を明確にすることで、会議の脱線を防ぎ、ダラダラと無駄に時間を費やすことも防げるでしょう。
配布資料
配布資料があれば一緒に共有しておきます。
参加者が事前に目を通しておくことで、会議にかかる時間を短縮できます。
さいごに
アジェンダは会議の質を高めるためには必須のものです。
会議の無駄を省き、限られた時間で最大限の成果を出すためには、ぜひアジェンダを活用しましょう。
アジェンダは主催者だけが内容を理解しているのではなく、会議の参加者全員が事前にその内容を理解していることが大切です。
アジェンダを事前にグループウェアを利用するなどして共有しておくと、参加者も準備をしておくことができるので、会議の進み方が非常にスムーズになります。
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