企業の規模に関わらず「業務効率化」と「生産性向上」は経営者および管理職以上の方にとって重要なテーマです。
頻繁に耳にする機会も多いこの言葉ですが、あなたは「業務効率化」と「生産性向上」を明確に区別し考えられていますか？
ここでは「業務効率化」と「生産性向上」の違いと、「生産性向上」の取り組みについて解説いたします。
業務効率化と生産性向上の違いは？
まずはじめに「業務効率化」と「生産性向上」の違いについて説明いたします。
「業務効率化」とは
「業務効率化」とは「業務」を「効率化」すること。
業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除することで生産性向上へと繋げ、時間や費用などのコスト削減を目指します。
つまり業務効率化とは、生産性向上を成功させるための施策だと言えます。
「生産性向上」とは
「生産性向上」とは「生産性」を「向上」させること。
では「生産性」とはどういう意味かというと、企業が投入した経営資源に対してどれだけの成果を生み出せたかという効率の程度ということです。
投入された経営資源に対して生み出された成果の割合が大きいほど生産性が高いということになります。
たとえば従業員100人で1,000の成果を生み出した場合の生産性は、一人当たり10です。
翌年、同じ従業員100人で1,500の成果を生み出せたとしたら一人当たりの生産性は15となります。
前年に比べると生産性が5高くなったといえます。
また従業員100人で1,000の成果を生み出していたところを、80人で1,000の成果を生み出せたとしたら、それも生産性が高くなったことになります。
さらには、従業員100人で1,000の成果を生み出すためのコストを低く抑えることができるといったことも、生産性が高くなったといえます。
つまり生産性向上とは、なんらかの施策によって生み出す成果の割合を増やすか、投入する資源の量を減らすかして相対的に組織の生産性を高める取り組みのことです。
「業務効率化」と「生産性向上」
業務効率化と生産性向上の違いについて記述しました。
生産性を上げろ、というのはなかなか伝わりづらいので、だいたいの会社では「もっと効率よく業務を行え！」と言われると思います。
その言葉の裏には、次のうちどちらかを求められているはずです。
・効率よく業務を行って、残業せずに帰れ
・効率よく業務を行って、成果が出る業務に注力しろ
つまり業務効率化の目的は、生産性向上につながるはずです。
もし業務効率化が進み、時間の節約ができたとして、コストも下がらず、成果につながらないのであれば、間違った業務効率化である可能性が高いのです。
なぜ今、生産性向上なのか？
ではなぜ今、生産性向上を言われているのでしょうか？
その背景には「労働生産性の国際比較」「労働人口の減少」「労働時間の減少」といったことがあげられます。
労働生産性の国際比較
日本生産性本部、「労働生産性の国際比較 2018」の発表によると、
・日本の時間当たり労働生産性は OECD 加盟 36 カ国中 20 位。
・日本の 1 人当たり労働生産性は OECD 加盟 36 カ国中 21 位。
・日本の製造業の労働生産性は OECD に加盟する主要 31 カ国中 15 位。
と、日本の労働生産性はOECD加盟34ヵ国のなかでも下位に位置しています。
1人当たり労働生産性は2000年以降ほぼ横ばいです。
労働人口の減少
【人手不足に対する企業の動向調査（2019年7月）：帝国データバンク】によると、1年前（2018年7月）から2.4ポイント減少したとはいえ、正社員が不足している企業は48.5％で、労働力人口の不足は深刻です。
業種別では「情報サービス」（74.0％）が最も高く、「旅館・ホテル」（70.8％）も7割を上回っています。
労働時間の減少
いっぽう、従業員の過労死が社会問題になったことで、長時間労働の是正のため、2017年に「働き方改革」として労基改正案が作成されました。そこでは、労働基準法第36条にもとづく労使協定、通称「36（さぶろく）協定」でも超えることができない罰則付きの時間外労働の限度を法律に具体的に規定しています。
加えて2019年4月から、すべての使用者に対して「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられています。
▼参考リンク：【５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署）】
これは、労働人口の減少でもいえることですが、生産性向上で述べた「投入する資源」が少ない状態です。
生産性向上をはかるには？
生産性を向上させる施策パターンは大きく次の4つに分類されます。
・投入資源を減らす
（例）業務の見直しでムダな工程の削減 など
・成果を増やす
（例）労働者の能力や集中力の向上で時間あたりの成果を増やす など
・規模を縮小する
（例）不採算サービスの廃止や部門の売却や縮小、人員削減 など
・規模を拡大する
（例）採算部門への増員、技術投資 など
しかし、闇雲にとりかかっても成果をあげることはできません。次に生産性向上をはかる方法をいくつか紹介します。
生産性向上をはかる方法1：業務を「見える化」する
生産性向上のための取り組みにはまず、業務全体を把握「見える化」して課題や問題点をあぶりだすことが必要です。
戦略的な生産性向上に取り組むためには業務の「見える化」は欠かせません。
またこの流れの中で、マニュアルを整備することにより明確になった業務内容から、ムダな作業の発見にもつながります。
生産性向上をはかる方法2：IT技術の有効活用
IT技術の有効活用により、生産性を向上できます。
勤怠管理やプロジェクト管理システムなどによるITの導入は、生産性向上に有効です。
データの集計や分析など、ITツールを利用することにより自動で行えることを積極的に自動化して、人的資源と人件費の無駄遣いを改善します。
AIの発達によって、タスク管理やコミュニケーションツールといった業務をサポートするためのクラウドサービスも多くあります。
たとえばマニュアルや、業務での情報をクラウド上で共有するということも立派なIT技術です。
ITをうまく活用することで、何十倍にも効率化されることでしょう。
生産性向上をはかる方法3：コア業務（主力業務）への集中投資
業務には直接成果を生み出すコア業務と、コア業務をサポートするノンコア業務があります。
そして生産性向上の目的は、少ない投資で最大限の成果を得ることにあります。
そのためには業務を洗い出して見える化した後、コア業務とノンコア業務を明確にし、優先順位を明確化およびノンコア業務に対して投資している資源や、時間を削減し改善していく必要があるのです。
そしてノンコア業務よりも、コア業務に投資を集中するようにします。
ITソリューションやアウトソーシング、ビジネス・プロセス・アウトソーシング（BPO）の活用など、将来を見越した先行投資を行うことも、いずれ生産性の向上につながる結果が得られるかもしれません。
生産性向上をはかる方法4：従業員のモチベーション向上
モチベーションの低下は、生産性向上を妨げる要因です。
モチベーションが低い時には仕事に集中できずはかどりません。
集中できないのでミスが増えることにもなります。
従業員のモチベーション向上というと、従業員側の利益だけを意識した取り組みのようですがそんなことはありません。
ヒトも投入資源のひとつです。ヒトは組織やチームでの原動力なのです。
モチベーションを維持または向上させることは、職場内の雰囲気を明るい状態に保つだけでなく、チームワークや仕事への集中度合いを高め生産性向上につながります。
生産性向上をはかる方法5：適切な人材配置と人材育成
人手不足が叫ばれている中、人材の活性化や有効活用は優先的に実施するべき取り組みであるといえます。
適切な人材配置や人材育成は生産性向上には欠かせない施策ではないでしょうか。
適切な人材配置には従業員一人ひとりの性質を把握することが重要で、本人の希望や長所、チームメンバーとの人間関係などさまざまな要素を十分に考慮する必要があります。
また「パソコンスキル」「コミュニケーションスキル」「専門的スキル」「セルフマネジメントスキル」など、生産性向上のためのスキルは多岐にわたります。個人のスキルが高くなればそれだけ業務効率が上がり生産性も高まるのです。
そのためには、従業員の教育は必要です。必要に応じて、社内研修の実施や勉強会を行います。
一度で終わりではなく、習熟度に応じたフォローアップ研修や勉強会を定期的に実施することが大切です。
生産性向上のためにやってはいけないこと
知らずに施策を行ってしまうと、生産性を下げることにもつながりかねない「生産性向上のためにやってはいけないこと」ということもあります。
複数の業務を同時に進行する（マルチタスキング）
複数の業務を同時に進行するマルチタスキングは、効率的なようで実は生産性を低下させることが科学的に明らかになっています。
脳は複数のことを同時に処理できるようにできていないので、生産性が下がるだけではなく、ミスにつながる結果にもなりかねません。
個人の生産性を意識しすぎる
プロジェクトなど、チームで行う場合、個人の生産性を意識しすぎることでチームの生産性を低下させることがあります。
チームでの生産性と個人の生産性のバランスを上手に取ることが必要です。
経営陣が一方的な施策を発案する
現場の状況を十分に理解されていない施策は的外れになってしまうことが多々あります。
また多くのしわ寄せがある場合もあるかもしれません。押し付けられたと感じてしまうことでモチベーションの低下にもつながります。
さいごに
業務を効率化するだけでなく、生産性を上げる。
生産性を上げるのは、個々の努力だけでなく会社全体で一丸となり取り組んでいくことが大切です。
そのために業務の見える化をおこない、どのような状態が生産性が高い状態なのかということを明確に定義し、優先順位をつけて生産性を高める施策を実行していきます。
また関係者には、目的を理解し、当事者意識を持って取り組んでもらうことが大切です。
生産性向上はすぐには効果が出ないことも想定されます。時間と根気が必要ですが、労働人口や労働時間という労働量が減っていく少子高齢化社会では、必ず実行していかなくてはいけないものです。
簡単なところからでも進めてはどうでしょうか。
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