案件管理は情報共有が大切

どんな仕事でも情報共有の重要性はよく説かれます。
特にチームで動く営業職の場合は、全体や上司と案件や顧客の情報を十分に管理・共有できているかが、受注・失注の分かれ目になることもあります。
今回は、案件管理と情報共有がなぜ重要なのか、その効果は具体的にどんなものか、さらに、効果的な案件管理と情報共有が可能なSFAツールについて、順番に解説します。

情報共有はなぜ重要なのか

案件管理をする上で適切な情報共有が重要となる主な理由として、以下の2つが挙げられます。

意思決定に大きく関わるため

予算、納期、スケジュール、必要な工程など、1つの案件でも決めなければいけないことは多くあります。
その1つ1つを的確に判断するには、正しい情報がいち早く共有されないといけません。
例えば、スケジュールが共有されない、先方の予算を聞いてきた担当がつかまらない、というのでは意思決定が止まってしまいます。
情報共有がしっかりとなされていれば、意志決定はスムーズになり、その後の行動にもすぐ取り掛かることができるのです。

業務改善やトラブル対応に大きく関わるため

営業成績が伸びない場合や、案件で何かしらトラブルが起こった場合、その原因と対処法を考えるには、「なぜそうなってしまったか」という情報が必要です。
そうした時にいち早く対応するためにも、普段から情報共有がなされていることが重要です。

情報共有がもたらす効果

続いて、情報共有が具体的にもたらす効果について、こちらの2点も見てみましょう。

【効果1】知識の底上げ、教育効果

情報の共有は、ノウハウや知識の共有でもあります。
誰かが持っている営業スキルや、取引先の細かな情報をチームで共有すれば、他の人もそれを活用することができますし、結果的にチーム全体の知識の底上げにつながります。
また、受注までの流れが情報としてしっかり管理され、チーム全体で共有されていれば、新人教育の際などにもそのままマニュアルなどに使うこともできるでしょう。

【効果2】時間や労力のロスが減る

ある情報を誰が持っているか分からない、持っている人は分かるけどつかまらない。
そのような状態では、当然無駄な時間や労力がかかってしまいます。
情報共有がスムーズに行われていれば、こうしたロスは減少するでしょう。

情報共有が不足することで起こる問題

もしかしたら、「成果が出ているなら、情報共有が多少遅れても問題ないのではないか」という考えの人もいるかもしれません。 しかし、それでは以下のような問題につながりかねません。

【問題1】業績や作業の属人化

仮に高い営業スキルを持っている人がいたとしても、そのノウハウや情報が共有されなければ、その人がいなくなった途端に業績が落ちたり、作業が混乱したりする恐れがあります。

【問題2】時間や労力のロス、チームワークの低下

前述したように、情報共有が不足すると時間や労力のロスが起こりやすくなります。
さらにそれが続いてしまうと、 わざとでなくても「あの人は大事なことを教えてくれない」「いつも手間をかけさせられる」という風に、全体のチームワークにも影響する可能性があります。

SFAでできる情報共有

適切な情報共有をするためには、営業支援ツールであるSFAがおすすめです。
SFAは営業業務に関わるデータを収集・管理・分析できるツールで、「いつ・どこで・誰が・誰と・何をしたか」といった事柄を簡単にまとめられ、スムーズに案件を管理することができます。
SFAは複数人での共有が可能なので、それぞれの営業担当が持つ案件情報が滞ることなく、素早くチーム全体の共通情報として管理できます。
モバイルからの利用も容易なので、出先で商談を終えた担当がすぐに入力し、会社にいるマネージャーがすぐに確認し意思決定する、といったことも可能です。

おわりに

案件管理における情報共有の重要性、またその際にSFAツールがどのように役立つかについて解説しました。
SFAの導入を検討される方は、事前に、どのようなシステムがあればより業務がスムーズになるかを現場の営業担当の方にヒアリングして進めることをおすすめします。
SFAツールを使って企業の情報共有力を高め、案件管理に役立ててみてください。

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