営業日報の書き方に頭を悩ませている営業パーソンや営業マネージャーは多くいます。
あなたも「営業日報の書き方」で検索していて、本ブログに立ち寄ってくださっているのではないでしょうか？
「そもそも営業日報って必要なのだろうか？」といった疑問を頭の中で打ち消しながら、「うまく営業戦略に活用できるような営業日報の書き方はないか？」と日々頭を悩ませているのではありませんか。
そのようなあなたに本日は、効果的な営業日報の書き方をご説明いたします。
記事：原川
営業日報を運用する悩み
営業パーソンの悩みで多く聞くのが下記のような悩みです。
・営業日報を書くために、わざわざ会社に戻って残業する
・「何をどう書こうか」と毎回悩みながら営業日報を書いている
日々の営業日報が非常にストレスになってしまっている状態です。
そのような状態では、「営業日報を書く時間があれば、その分営業活動に充てたい」と考えるのも仕方ありません。
「報告は必要。できるだけ要領よく済ませたい」というのがきっと本音ですね？
一方、営業マネージャーには営業マネージャーでの営業日報にまつわる悩みはあります。
・営業日報の提出率が悪い
・営業日報に書かれている内容が良くないので進捗状況が把握しづらい
担当者とマネージャーで悩みのポイントは違いますが、ストレスになっているという点では変わりません。
まずは営業日報の目的から押さえていきましょう。
営業日報の目的
以前、営業日報について成果を出すための考え方を下記記事にてお伝えいたしました。
営業日報って何？成果を出すための営業日報の考え方
その中でご説明した、営業日報の目的と役割についてもう一度振り返ってみましょう。
営業マネージャーから見た営業日報
【営業日報の目的】
・部下の営業活動を把握してマネジメントする
【営業日報の役割】
・部下の活動状況を知る
・部下の指導や教育のため
・部下の現状を把握して心理状態を知る
営業パーソンから見た営業日報
【営業日報の目的】
・一日の営業活動を振り返り、課題や次に行う活動内容を整理する
【営業日報の役割】
・一日の仕事の振り返り
・自己管理
・上司とのコミュニケーション
営業日報を実施する目的
営業日報はあくまでも目的を達成させるための手段です。
明確な目的を持ってこそ営業日報に価値があるのです。
企業や組織によって、目的はさまざまですがここで２点あげるならば次のようになるでしょう。
営業日報の目的1：案件や施策に対する進捗の管理
営業日報の目的2：営業パーソンの課題把握
営業日報の運用がうまく行かない理由
営業日報はうまく使えば非常に効果があるツールなのですが、うまく活用できている企業は意外と少ないです。
では、なぜ営業日報の運用がうまく行かないのでしょうか。
その原因を営業パーソンからの目線と営業マネージャーからの目線で見ていきましょう。
営業パーソンから見た営業日報の運用がうまく行かない理由
・忙しくて営業日報を書くのが大変
・時間をかけて提出したのに改善に活かされていない
・そもそも営業日報の書き方がわからない
営業日報での大きな課題は、作成に手間がかかることです。
営業パーソンにとって優先すべきことは、顧客との商談など売上に直結する仕事です。
あくまでも日報はその報告のためのツール。
外回りで遅くなったときでも、わざわざ営業日報を書くために会社に戻らなければならず、何をどう書こうかなど悩みながら時間をかけてやっと提出した営業日報。
しかし、その営業日報はいつ読まれたかもわからず(そもそも読まれていないかも？)フィードバックがない状態。
そんな状態では、確かに営業日報の運用はうまくいきませんね。
「営業日報を書く時間があるくらいなら、営業活動する！」となってしまっても仕方ありません。
営業マネージャーから見た営業日報の運用がうまく行かない理由
・営業日報の記載内容がバラバラ
・過去訪問履歴が見えない
・日報を確認する時間がない
営業日報が提出されることで、営業マネージャーは営業パーソン一人ひとりの活動状況や進捗を把握することができます。
また、営業日報は成約率を高めるためだけではなく、部下の悩みや不安を把握して都度適切なアドバイスを与えるなどモチベーションアップを行うツールとしても役立てるべきです。
しかし、決まった営業日報のフォーマットがない、もしくは不要な項目が多く、自由に書き込みする形式となっているなど、営業パーソンごとに記載内容がバラバラで内容を把握しづらいようでは営業日報に目を通すだけでも大変です。
そして、営業活動は何度か商談を繰り返すことで受注に結びつくケースが多く、営業日報を確認して適切なアドバイスや改善を図ろうとしても、過去訪問の履歴が見えず課題の特定や適切なアドバイスができません。
営業パーソンが忙しい営業活動の中、営業日報を提出しているにも関わらず案件に関するフィードバックが一切ない場合には営業マネージャーへの不信感につながる結果となることは必至です。
営業日報の記入項目のポイント
形式を問わず自由に営業報告を行う方法では、何をどう書けばよいのか迷うだけです。
そして、営業パーソンごとに内容がバラバラになり、チーム全体を俯瞰的に見るといったことが難しくなります。
営業日報の内容はシンプルに営業マネージャーが聞きたい内容を項目に設定します。
おさえておくべきポイントはつぎの３つです。
・営業日報の目的を明確にして、そのために必要な項目を設定する
・定量的に記録する
・営業パーソンが記入しやすいように工夫する
記録内容の構成
「日報」とはいえ、その日一日にあったことだけを日記のように記録していては、これまでの繋がりが把握できず、十分に活用することができません。
営業日報には、以前記録した内容が現在どのようになっているのか、これからどのような営業活動を行っていくのかを記入できるようにするとよいです。
以前記録した内容が現在どうなっているのか
・売掛金の回収はできたか
・顧客からの要望は解決できたか
・出荷は計画通りに行われたか
・クレームの対応は完了したか
・解決したことは何か
新しい事項は何か
・受注内容(何を、どれだけ、いつまでに)
・顧客からの新しい要望
・新しい顧客
予想される事項と見通し(どのようになるか、またどうすべきかを記録)
・売上の予測、見込み
・目標達成の度合いと進捗状況
・新しい顧客の獲得状況
・他社との動きと見解
できるだけ選択方式で回答できるようにします。
定量的に記録することが大切です。
さいごに
営業日報はまず継続することが大切です。
営業パーソンの負担を減らし、継続しやすい体制を作り「仕組み化」してしまいましょう。
フォーマットが標準化された日報は、情報量と質にばらつきがなくなるため、営業マネージャーは営業の状況を効率良く正確に把握できるようになります。
SFA(営業支援システム)などのITツールを活用して営業日報の作成や提出を軽減することも可能です。
そして、ツールで作成された日報はデータベースとして登録されるため、商談や案件といったレポートを効率的に作成し、営業戦略の見直しに大いに役立つことでしょう。
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