会議にまつわる問題点として、「長い」「多い」「意味がない」ということがよく挙げられます。会議の質という点に着目しますと、それに加えてもう一点、参加する人数も大切な要素として挙げられます。
この会議の適切な人数については、「7人ルール」という言葉があります。
本記事では、7人ルールの説明に加え、会議を効率的に行うための参加する適正人数に関するお話をいたします。
会議の7人ルールとは
会議への参加人数が7人を超えると、1人増えるごとに生産性が10％下がるといわれています。
それがいわゆる、会議の7人ルールと呼ばれるものです。
情報共有のための会議では、参加人数に関係はありませんが、意思決定を行う会議の場合、参加人数は6人までの方が効率的であるというのです。
なぜ会議の人数が7人を超えると効率的でなくなるのか
会議の人数は6人までで、7人を超えると効率的でなくなってしまうのはなぜでしょうか。
その理由は、会議に参加する人数が7人を超えると、参加者それぞれの当事者意識が薄れてくるからです。
会議は7人以上になると「話し手」と「聞き手」に分かれるようになります。
結果、「報告会」のようになってしまい、建設的な意見のやり取りができなくなってしまうのです。
人数が多ければ多いほどアイデアや意見が出るのかというと、実はそうではなく、実際に発言しているのは少人数の決まった人だけ、ということはよくあります。
会議の出席者を6人までに絞るコツ
7人ルールにのっとり、会議の出席者を6人までに絞るコツは、会議に貢献しない人を呼ばないことに尽きるといいます。
いままであなたは、いざ会議に参加したものの「この会議になぜ自分が参加しているのか？ほぼ関係ないのでは？」と感じた経験はありませんか？
そのような会議では、一気にモチベーションも下がり、発言もほとんどせず……。
ただ時間をムダに消費しただけに終わったのではないでしょうか。
ムダな時間を消費したと感じるということは、会議の質を落とすだけではなく、個人にとっても会社にとっても大きな損失であるといえます。
ムダな時間を費やすことを避け、効率的な会議をおこなうためには、会議に参加する人数や人選に問題がないか見極めることが大切なコツなのです。
会議に必要のない人とは
会議に必要のない人とはどういう人でしょうか。
・発言意欲のない人
・自分の意見ばかりを主張する人
・他人の発言を最後まで聞けない人
ひとことで言えば、建設的に意見の交換ができるかどうかです。
意欲的に意見の交換を行うためには、自分の意見ばかりを主張し、他人の意見を最後まで聞けないようでは困ります。
とはいえ、意思決定の会議の場に参加している必要がある、という人も当然います。
しかし、なんとなくの参加ではないでしょうか。
例えば、決まったことを共有するだけでいいのであれば、会議の議事録などでの情報共有で済みます。
最終決定をしてもらうためだけであれば、会議で合意が取れたプラン案を共有し、承認してもらえば済みます。
議題について方向性などの意見をするだけでいいのであれば、会議の冒頭で一言説明して退出いただいても問題ないでしょう。
重要なのは、なんとなく参加している方を減らす、ということ。そして、参加した限りは、建設的な意見をの交換をする、ということです。
さいごに
会議を効率的におこなうには、適切な人数でおこなうことが大切です。
少なすぎても多すぎてもいけません。
会議の内容によっても異なりますが、適正な人数は4人から多くても10人には抑えるべきとされています。
だらだらと非建設的な会議はムダ以外のなにものでもありません。
「時間」とは目に見えないものですが、会社にとっての大切な資産や価値でもあります。
会議にかかる時間ももちろん、会社にとっての大切な資産や価値です。
