昨今「業務効率を上げる」ことを課題として取り組んでいる企業は数多くあります。
あなた自身も「業務効率を上げる」という言葉をよく耳にしたり、口にしたりしているのではないでしょうか。もしかしたら「業務効率を上げる方法」について、何かよい手立てはないものかと悩んでいるかもしれません。
業務効率の向上を考えるときに、業務そのものの効率化を図ることはもちろん、実は社内コミュニケーションも、業務効率の向上に大きくかかわっているということを本日はお伝えいたします。
記事：原川
業務効率とは？
まずはじめに、業務効率とはなんでしょうか？
業務効率とは「業務」の「効率」。
業務とは、日々継続して行っている商売や事業などに関する仕事。
効率とは、かけた労力に対してどれだけの成果が得られたかという割合のことです。
となると、業務効率とは、仕事に対してかけた労力に対する成果の割合といえますね。
ではなぜ、業務効率を上げることが大切なのでしょうか。
それは、業務の効率を上げることで売上の向上やビジネスパーソンのパフォーマンスアップが期待できるからです。
この業務効率を上げることには、社内コミュニケーションのあり方にも大きく関係があります。
社内コミュニケーションと業務効率の関係
社内コミュニケーションとは、ひとことで言うと社内での情報のやりとりです。
社内コミュニケーションが良好（活性化する）と大きく次のようなメリットがあります。
・社員満足度の向上
・判断や解決のスピードアップ
この2つは業務効率の向上には無くてはならないものです。その説明をします。
社内コミュニケーションが活性化すれば、社員満足度の向上ができる
社内コミュニケーションが活発に行われている状態では、ビジネスパーソン同士の横のつながりだけではなく、上司部下の縦のコミュニケーションもとりやすい状態です。
そうした環境では、上司としては部下からの業務の進捗状況や不満、要望などを吸い上げやすいです。また部下の立場でも、上司に報告相談しやすい環境にあるといえるでしょう。
日頃から同僚や上司に相談しやすい環境が作られているということは、仕事に対する不安や不満の解消につながります。その結果として、仕事や職場への満足度向上つまり社員満足度の向上につながります。
社員満足度の向上は、モチベーション向上へとつながり、業務遂行に高いパフォーマンスの発揮が期待できます。つまり、業務効率を上げることができるということです。
※モチベーション向上と生産性向上については、下記記事も参考にしてください。
【WAWAワーク記事：社員のモチベーション向上が生産性を上げる要因】
社内コミュニケーションが活性化すれば、判断や解決のスピードアップができる
どんなに仕事のできるビジネスパーソンであっても、たった一人で仕事に取り組んでいるわけではありません。必ず社内情報のやり取りをする必要があります。
社内コミュニケーションが活発に行われている状態では、この情報の共有も活発に行われます。たとえば、業務上の問題や解決方法、その他業務に関するものが活発に共有されれば、業務に対する判断や解決へのスピードアップも期待できるでしょう。
またチームや企業としての目標やビジョンの共有が行えれば、個人ではなく組織として業務に挑むことも可能です。
スピードアップができ、個人ではなく組織で業務に挑めれば、業務効率は確実に上がります。
社内コミュニケーション5つの手法
社内コミュニケーションが活発に行われている状態では、業務効率の向上が期待できるということを述べました。
では、社内コミュニケーションを取るための手法にはどのようなものがあるのでしょうか？
それぞれメリット・デメリットもありますが、今回はどのようなものがあるかの説明だけにしています。
交流会やミーティング
主に縦のコミュニケーションを取るための手法です。
経営層と現場で働くビジネスパーソンとの交流を図るための昼食懇談会のようなものから、新年会・忘年会もここに含まれるでしょうか。
最近よく聞くようになった1on1のような、チーム上司とのコミュニケーションを図るためのミーティングもまたひとつの手法です。
社内研修
職位別や業務別など、所属の違うビジネスパーソンが集まって研修を行うこともあるでしょう。
一つの目的で集まって研修を行う。そのことは、新しいコミュニケーションを生み出すことにつながります。
フリーアドレス
フリーアドレスとは、従来あるような個人の専用デスクを持たず、社内の自由な場所で業務を行うスタイルです。
場所を固定しないことで、隣に座る人が変わりますので、今までにないコミュニケーションが期待できます。
社内SNS・チャット
社内SNSを導入する理由には様々ありますが、コミュニケーションを活性化させたいという理由が特に多いようです。
電話やメールよりも気軽に利用できるため、社員同士の円滑なコミュニケーションをとれるツールとして運用されています。
ChatworkやSlackといったビジネスチャットツールも、手軽に使える社内SNSともいえます。
グループウェア
グループウェアとは、企業内の情報を伝達・共有するためのツールです。
Webメールやチャット、掲示板でのコミュニケーションだけではなく、スケジュールやタスク管理、ファイル、設備予約など、多くの情報を共有する仕組みがあります。
グループウェアを活用すれば、おおよその情報がグループウェアにある状態が作れ、テレワークのように社員それぞれが別の場所で働いていたとしても、情報共有が可能です。
まとめ
本日は業務効率と社内コミュニケーションの関係についてご説明いたしました。
社内コミュニケーションが活発に行われ、活性化されている状態では社員満足度が高く、モチベーションの向上が期待できます。
また社内コミュニケーションが活発であるということは、モチベーション向上に加え、情報の共有という観点からも業務効率の向上にも大いに役立ちます。
社内コミュニケーションを活性化させれば、業務効率が上がるんだ、という観点で取り組んでいきましょう。
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