ワークフローシステムの基礎知識やメリット

ワークフローシステムとは何なのか。
そういった基本的なことから、導入によってどのようなメリットが得られるのかまで、ご説明いたします。

ワークフローシステムについて知る前に　そもそもワークフローとは

ワークフローシステムについて知る前には、そもそもワークフローとは一体何なのかを知っておいたほうが良いでしょう。
ワークフローとは、「業務についての一連のやりとりの流れ」のことを指す言葉です。
会社などの組織で行われる業務のほとんどには、このワークフローが存在します。
いつ、誰が、どのようにして、流れをスタートさせ、処理・判断を行い、完了させるのか。
そういった流れのことを、ワークフローと呼ぶのです。
たとえば業務改善をするときなどに、このワークフローを洗い出すことが役立ちます。
仮に、消耗品の発注を行うとしましょう。
その場合、自部門の直接の上司に対して購買申請を出し、申請に問題がなければ管理部門の責任者に申請が回ります。
管理部門責任者の承認もおりることで、総務担当に申請が回り発注処理がなされます。
この場合、消耗品の購入までに申請を出した本人も含めて4人が関わってきます。
たとえば、1,000円を下回る少額の購買であれば、直接の上司や管理部門の責任者の申請を省いたほうが良いかもしれません。
また、自分自身が上司に相当する場合は、自己承認を出し直接総務担当に申請を回した方が良いかもしれません。
そういった業務改善をする際に、ワークフローが明確になっていれば、自組織の状況に合わせた改善を的確にすることができるようになるのです。
改善に伴って想定される問題も表出しやすくなりますので、そういった面でもワークフローを定義することにはメリットがあるのです。

ワークフローシステムとは

ワークフローというのが何なのかがわかれば、次は、ワークフローシステムとは何なのかについて知っていきましょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローを電子的に行うことができるようにしたシステムが、ワークフローシステムです。
電子決済システム、稟議システムなどと呼ばれることもあります。
申請者は、紙に手書きしたりエクセルに入力したりする必要はありません。
その代わりに、ワークフローシステム上にある規定の申請フォーマットに入力します。
その後は、申請がシステム上で自動的に承認フローを流れていきます。
最終承認までのどの段階にあるのかが、常に関係者全員で把握することができます。

ワークフローの運用方法

ワークフローを用意することで、業務の流れが明確になります。
そのため、通常業務をより早く進行することが可能になります。
また、変更や改善を適宜加えていくことで、より業務を円滑にしていくことが可能です。
しかし、ワークフローの運用自体が紙ベースでなされていた場合、多くの問題が出てくることがあります。
たとえば、
・申請書の更新があるたびに新たな申請書を印刷しなおす必要がある
・申請書の種類が複雑になり、正しいものを選ぶのに時間がかかる
・承認者は、複数の書類を自ら管理しなければならない
・すべて完了した書類の管理を行う必要がある
・不備があった場合、一から申請をし直す必要がある
などの問題があります。
そのため、現在の運用が紙ベースなのであれば、運用方法を変えたほうが良いかもしれません。

ワークフローシステムを用いたワークフローの運用

そのため、紙の運用やエクセルでの運用ではなく、ワークフローシステムを用いてワークフローの運用をする組織が多くなっています。
ワークフローシステムを使用することで、紙やエクセルでのワークフローの運用時にあった多くの問題を改善することが可能です。
ワークフローシステムは、そのワークフロー上で進行しているすべての内容をシステム上で管理しています。
そのため、申請書のデータは常に最新のものをシステム上で管理しておくことができます。
旧バージョンの申請書を誤って使うことで再度記入・提出が必要となることはありません。
また、申請が今現在誰の手元にありどのような状態なのかを確認する必要はありません。
申請に誤りがあった場合でも、即時かえってきた申請内容をそのまま修正して再提出をするだけです。
このように、多くの問題を解決することができているのが、ワークフローシステムなのです。

ワークフローシステムの導入メリット

このようにメリットの多いワークフローシステム。
どのような導入メリットがあるのか、改めて見てみましょう。

ワークフロー自体が運用しやすくなる

ワークフローシステムがあることで、一度定義したワークフローを使い続けることができます。
ワークフローを定義したら、それをシステムに落とし込むことができるので、紙で管理したり改めて考えなおしたりする必要がないのです。

内部統制の構築

ワークフローシステムを利用すると、申請・承認の流れが明確になり、改善が容易になります。
ワークフロー構築前までは不明確であった情報の流れが明確になることで、トラブルや不備の多くを防ぐことができます。
また、申請までの流れがすべてエヴィデンスとして残るというメリットもあります。
紙の申請書であれば、代理申請や勝手に印鑑を押したりした場合にその証拠はなかなか残りません。
なあなあで済ましてしまっている内容もあると思いますが、それがもとでトラブルになる可能性を秘めています。
ワークフローシステム上でも代理申請をすることはできますが、そもそもどこからでも確認・対応をすることができるため、代理承認の必要性はあまりありません。
必要性がある内容で代理承認をする場合でも、別途用意した代理承認のフローで承認が進行するため、トラブルが発生することを防ぐことができるのです。

申請・確認・修正の手間の削減

紙の申請書にミスなく記入し、上司の確認・承認を得、管理部門の責任者のもとに申請書をもっていく。
ミスがあれば、書類が差し戻され、一から書類を作り直し、同じフローをたどる必要がある。
この一連の作業をシステム上で終えることができるだけで多くの時間を削減することができるのです。
また、確認者にとっても、自分のタイミングで確認をすることができるので、承認待ちの書類が大量にたまってしまうこともなくなります。
修正のあった書類についても、再度一から確認する必要はありません。
システム上の申請に、どこに不備がありどこを修正したかの記載があるため、そこを確認するだけでよいのです。

申請完了までのスピード化

単純に紙の書類の回覧時間がなくなるため、その分スピーディーに申請が完了します。
確認がどこかで止まってしまったり、出張中で数日確認を待たなければならなかったりということもなくなります。
申請が現在どうなっているのかというステータスも確認できるため、必要に応じて催促をすえることもできます。

おわりに

ワークフローシステムについてご紹介しました。
ワークフローの運用においては、ワークフローシステムを使うようにしたほうが良いでしょう。
紙やエクセルで運用することもできますが、システムで運用する際のメリットは非常に大きいです。
ワークフローシステムを上手く使うことで、業務全体の効率化を進めることができるでしょう。
効率化が進めば、余裕ができた時間で他の業務を行うこともできます。
そのため、売上をさらに向上させることができる企業もあるでしょう。
また、残業時間の多い企業であれば、残業を減らし従業員のワークライフバランスを向上させることができることもあるでしょう。
様々なメリットがあるワークフローシステムの導入をぜひともご検討ください。

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