『働き方改革』の進行により、テレワークなど場所や時間にとらわれない働き方を模索している企業が増えてきました。
弊社では、クラウド型グループウェアWaWaOfficeを開発・ご提供していますが、始めて導入する企業様のお悩みとして「入れても使ってもらえないんじゃないか」とお聞きすることがあります。
確かに、ホワイトボードや紙といったアナログ運用をしている企業様が、クラウドサービスといったデジタル運用に変えるのは、なかなか困難です。
今回は、なぜそうなのかというご説明と、デジタルならではの特徴をうまく利用者に理解してもらい、社内に浸透させる方法をお知らせします。
なぜ「グループウェア」は使ってもらえないのか
ひとことで言えば、情報が探しづらいからです。
アナログからデジタルに変わる場合、デジタルに不慣れな人が不満に思う点の多くは「前（アナログ）の方が楽だった」です。
つまり「画面を開いて、何度もクリックしなくては情報にたどり着けない」「どこをクリックしたら情報が出るかわからない」そのような不満です。
これでは、使う方は「アナログなら一目で済むのに！」と不満になり、使いたがりません。
これはツール選定のポイントです。
機能だけを追い求めるのではなく、見やすく使いやすいツールなのかどうか。利用者が使用するにあたって、自分の見たい情報はどこをクリックすればいいかが、一目でわかるツールであることが重要です。
情報は探すより、自動で見せる
一番の理想は、クリックしたら「見える」ではなく、クリックしなくても必要なものがまとめられて「見せられている」ことです。
つまり、利用者がログインすると、「自分に必要な情報がそこに表示されている」というようなことです。
例えば、自分宛の回覧や掲示、その他会議といった調整が必要なスケジュール。そのようなものがまとめて表示される。
これはアナログにはできず、デジタルの利点と言えます。
つまりアナログを単にデジタルに変えただけ、という運用ではなく、そのデジタルの利点を利用者に理解して使ってもらうのが重要です。
「利用者が使ってて便利」と感じてもらえれば、1人、2人…と社内で使い始めていくのです。
必要な情報がひと目でわかるWaWaOffice
WaWaOfficeは直感的に使いやすいシンプルなグループウェアです。
初めてグループウェアを導入するお客様などから好評をいただいております。
ログインすると、必要な情報がすべて『お知らせBOX』に集約されますので、利用者はお知らせBOXに届いた情報を確認していくだけです。このことで、回覧や掲示板などを漏れなく閲覧することが出来ます。
モバイルやタブレットでの確認も簡単に出来るようになります。
