企業の成長を促すために、事業環境の変化に合わせて組織改編を行うことは有効な手段となります。
一方で、システム部門はさまざまな作業を行わなくてはなりません。
なかでも重要なワークフローの設定変更時によくあるお悩みと、システム選定について解説します。
組織変更の際に必須、ワークフローシステムのメンテナンス
組織変更に伴って、システム部門はさまざまな作業を行わなくてはなりません。
ワークフローの設定変更も必ずしなければならない重要な作業です。
企業規模が大きいほど、システム担当者が行う変更作業負担は大きくなります。
また、変更後の運用フローや権限についての検証にも時間がかかります。
事前にわかっている人事情報ですが、システムに反映するのは人事異動の当日です。
ワークフローによって業務が進められているので、業務に支障がないよう最小限のシステム停止もしくはシステムを停止させることなく、正常に動く環境を用意しなければなりません。
そのため、システム担当は事前にCSVファイルでデータ修正したり、前日にシステム部門が残業をしてメンテナンス作業を行ったりしている企業も多くあります。
このように直近になってバタバタ準備をしていては、システム担当の負担も大きく作業ミスもおこりがちです。
短期的な事業環境の変化に向けた組織の見直しなどから、頻繁に組織変更を行うような企業では、内部作業のコストというものも気になるのではないでしょうか。
これらの事を解決するためワークフローシステムの選定には、組織変更に柔軟に対応しているものを要件に入れておく事をお勧めします。
申請業務を電子化することだけを目的にせず、導入後の運用管理の負荷が軽減出来るシステムを選択しましょう。
組織変更の対応がスマートに事前準備できるWaWaFlow
WaWaFlowなら、事前に組織情報のメンテナンスを行うことが可能です。
組織・人員のメンテナンスを行い、組織ツリーで確認を行って準備しておけば組織変更当日に設定を反映させるだけです。
システムを停止する必要もなく、変更を反映したタイミングで利用者も
意識することなく異動後の組織でフローが流れます。
事前に落ち着いて作業確認が出来るので、システム管理者の負担も軽減されます。
組織変更の対応にお困りの方は、組織変更に強いワークフローシステムの検討をしてはいかがでしょうか。
