新しいシステムを導入する時や、法律が変わって社内の申請内容が変更になる時。必ず担当者には問い合わせがきます。
それも色んな人から同じような内容の問い合わせです。
問い合わせ管理表を作成すれば、一人一人に対応していた時間をぐっと削減する事が出来ます。
それではどのように管理すれば良いのでしょうか。
Excelでの管理
一番簡単で手軽なのはExcelです。事前に予測されるお問い合わせ内容や、都度問い合わせの有った内容を記載して共有サーバーにアップするだけで誰でも確認する事が出来ます。
デメリットは社外からアクセス出来ない事が多いので、社外から急ぎで確認したい時には誰かに確認する手間が増えてしまいます。
WaWaOffice(グループウェア)のネットフォルダ機能
共有サーバーがネット上で使えるようになったイメージになります。
フォルダや文書単位でアクセス権が付与できるので、必要な人にだけ情報を公開する事が出来ます。また、版管理も出来るので改編履歴も簡単に管理できます。
ただし、添付ファイルの中身までは検索できないので、中身を確認する際はその都度ファイルを開く必要があります。
WaWaD-Be(なんでもアプリ)での管理
Excelがネット上で使えるようになったイメージになります。Excelで管理しているデータであれば、ほとんど同じような入力フォームや一覧表示が出来ます。
クラウドサービスのため社外からの閲覧も出来て、常にデータが最新状態で共有され、一覧画面ではExcelと同じように絞り込みが出来ます。
社内からの問い合わせ管理が出来たら、次は社外からの問い合わせ管理も行ってみましょう。下記関連記事もぜひ併せてお読みください。
