WaWaD-Beで作った「簡単作業日報」でテレワーク支援

新型コロナウイルス感染症の緊急事態宣言以降、テレワークが一気に広がりました。
このテレワークで問題となるのが、誰がいつどんな作業をするか・したかの把握がしづらい、ということです。

その解決として、今回はWaWaD-Beを使った簡単作業日報をご紹介します。

記事：濱田

ツール別の作業の把握

同じフロアで勤務していれば、特に報告がなくても、なんとなくどういうことをしているかの把握ができます。
また雑談など、ちょっとしたコミュニケーションを通して現状の問題も共有できます。

しかし、テレワークではそのような状況や問題の把握が難しくなり、チームで個人をカバーする、つまり自発的に他の人の作業を手伝う、ということができづらくなります。

では作業状況や問題を把握するためには、どうすればいいでしょうか。
それではツール別にそのメリット・デメリットを見ていきます。

電話で確認・報告

1対1のコミュニケーションツールとしては、優れています。
メールなどの文字で行ったり来たりのやりとりを繰り返すより、3分の電話ですべて解決することも多くあります。

しかし、デメリットもいくつかあります。
まず、お互いの時間を合わせる必要があるという点です。ヒマ、忙しい関係無く、お互いの時間を同じだけ使います。
また電話は基本は1対1ですので、メンバーへの作業状況の共有という点では向いていません。
そして履歴も残りませんので、伝え漏れや聞き間違いなどの発生にも繋がります。

Web会議ツールで確認・報告

電話が1対1なのに対し、複数メンバー同時にコミュニケーションがとれ、メンバーどうしの情報共有もその場でできます。
便利な方法ですが、デメリットもあります。

情報共有はWeb会議で、と安易にしてしまうと、Web会議がどんどん増えてしまい、参加メンバーの生産性が悪化してしまいます。
実際、テレワークをした企業のデメリットの中に、Web会議が増えた、という意見もあります。

メールやチャットで確認・報告

メールやチャットで必要な人に状況を報告しあうという形です。
空いた時間でメール・チャットの閲覧、返信ができるので、急ぎでない連絡手段としては向いています。

よく使われる連絡形式ですが、デメリットもあります。
まずは検索性が無いことです。過去のやりとりを探すのに時間がかかります。

また、宛先やcc、グループチャットというもので、多数に送信できる特徴がありますが、自分に関係が少ない連絡が多く届くこともあります。
その場合、閲覧にも時間がかかりますし、何より重要な連絡の確認漏れが発生するという問題が発生します。

Excelやスプレッドシートで確認・報告

たとえばスプレッドシートをクラウド上で共有し、みんなで更新をする。そのような使い方で作業管理をすることができます。
ルールに気を付ければ、簡単な作業日報の運用には向いています。

デメリットとしては、ファイルやシートが散乱しがちということです。
日付別であったり、担当者別であったり、で作ったファイルが散乱し、どこに何があるかわからなくなる、という状況が発生します。
また入力作業と集計作業が別の場合、入力したものを管理者が何かに転記するなどの作業が、別途発生することもあります。

専用ソフトで確認・報告

たとえばプロジェクト管理ツールなどですが、自社で使いやすいものが見つかれば、もっとも優れたツールです。

しかしデメリットもあります。
導入費用はともかく、この手のツールには自社では不要な機能も入っていますので、使いこなすまでに時間がかかることも多くあります。
場合によっては、導入したものの、結局使わない、ということも発生します。

WaWaD-Beを使った簡単作業日報

WaWaD-Beは、作業日報の専用ソフトというわけではありません。しかし『プログラミング不要で簡単なフォームが作成可能』という特徴を活かし、簡単に作業日報ツールを作成することが可能です。

下記図は、「作業予定」「作業結果」をもっとも単純なフォームで作った例です。

運用例として下記です。

1. 作業者は作業予定を入力します
2. 管理者・メンバーは共有された作業予定を閲覧し、指示・支援します
3. 作業者は作業結果および問題・懸念が発生すれば入力します
4. 管理者は作業結果および問題・懸念のフォローをします

これは一番単純なものですので、項目の工夫、フィルターや通知機能の活用などで、より自社に向いた運用方法に簡単にカスタマイズできます。
またWaWaD-Beは、他にも下記のような特徴があります。

• CSVで他システムとも簡単に連携できる
• 閲覧・編集の制御が容易
• 検索・抽出・絞り込み表示が容易
• 共有・通知・回覧が容易

文章や図ではわかりづらいと思いますので、ご興味がありましたら資料請求や無料トライアルをお気軽にお申し込みください。

さいごに

テレワークは、新型コロナウイルス感染症への対応（BCP対策）として、一気に一般化しました。
しかし、新型コロナウイルス感染症が流行する前は、総務省の平成30年の情報白書にあるように、50.1％の企業が「労働生産性の向上」をテレワークの導入目的としています。
参考ページ：平成30年版情報通信白書（総務省）

テレワークで半数の企業が目的として期待する労働生産性向上。労働生産性を上げたいと思いながら、作業管理に時間がかかる、コミュニケーションに時間がかかる。そのようなことで作業効率が落ちてしまうのは、もったいないことです。

ぜひ、コミュニケーションの取り方を工夫していき、労働生産性の向上を行っていってください。

WaWaD-Beは、今回の作業日報にかかわらず、プログラミング不要でさまざまなツールが作成できます。月額1人300円という非常に安価なサービスですので、ぜひ活用して生産性を上げていただければと思います。