展示会の成功とは
展示会やセミナーで成功するためには、様々なポイントがあります。皆さまは展示会を開催して成功されているでしょうか。
展示会に出展したりセミナー開催したりするにもコストはかかります。場所代や装飾代など展示会にもよりますが、数百万の費用がかかるケースもあります。更に営業や当日の対応など人的コストもかかります。
展示会の成功とは、展示会をきっかけで受注した商談金額が最低でも展示会にかかるコストを上回る事です。
もし展示会のコストより下回るようであればそれは効果のないマーケティングになります。
今回は展示会やセミナーを行ってもいまいち結果が出ないと悩まれている方に当社で行なっている活動をご紹介いたします。
当社は今年の5月に東京ビッグサイトで開催されるクラウドコンピューティングEXPOに出展します。
昨年の秋は幕張メッセで行われた、クラウドコンピューティングEXPOにも出展し、おかげさまで多くのお客様にWaWaOfficeのブースに立ち寄っていただいきました。
更に嬉しいことに、多くのお客様にWaWaOfficeのご契約もいただき感謝しております。目標としていた数字もクリアーでき成功を収める事ができました。
当社の取り組みが少しでも皆様のヒントになればと思っております。
WaWaOffice展示会PR
2017年5月10日～12日間、第8回クラウドコンピューティングEXPOにWaWaOfficeを出展します。
展示会の失敗事例
当社も恥ずかしながら、展示会やセミナーでの失敗は多々あります。展示会自体は集客もでき、盛況だったのですが、そのあとの受注がついてこないケースです。また自社でセミナーをやっても集客数のみ注力してしまい、知り合いばかり呼んで気づけば「サクラだらけ」というこもありました。もちろん結果はついてきませんね。
今から思えば集客の事、展示会に出展する商品の準備や粗品などに注目してしまい、実際に展示会、セミナーの目的や当日のシュミレーション、展示会後の営業管理が出来ていませんでした。
またイベントのような感覚で、その展示会やセミナーが終わると達成感を感じてしまい、そこで満足していたように思います。正直結果がでなくても「出展する事、開催する事に意味がある」のような言い訳をしていました。
展示会を成功させるためのポイント
当社で展示会出展などを行う際は、下記のような事を特に意識して準備をしております。
- 展示会・セミナーの目的を意識する
- 受注目標を決める（集客目標、名刺交換枚数）
- 展示会ブースの装飾
- 当日対応のシュミレーション
- 展示会後のフォローアップ計画
前述のように展示会やセミナーは開催して集客ができれば終わりではありません。皆さまの売りたいサービスや商品をお客様が契約してもらえて成功になります。
これらのポイントを今一度考える事で成功へ近づけると思います。
展示会・セミナーの目的を意識する
展示会やセミナーには目的があります。ここをちゃんと整理しておく必要があります。例えば今が旬の商品を自社の顧客に紹介したいと思いセミナーの開催を検討したとします。
セミナーの目的は「商品のメリットや活用方法を具体的に見ていただき、お客様を商談の検討フェーズにもってくる事」と考えたとします。
目的が決まれば集客するターゲットはどのような顧客か？セミナー内容はどのような内容がベストか？検討フェーズに至った顧客にはどのようにアプローチをすればよいか？など目的に沿って計画を立てる事ができます。
逆に目的があいまいだと、せっかくセミナーをするので集客しないといけない。とりあえず手当たり次第に顧客を集客する。セミナー内容も講師にお任せ。このようになり計画性がないセミナーになってしまいます。
また例えば目的が既存のお客様に「展示会を行う事でさらに密な関係を築く」であれば、もしかすると展示会のコストをかけるより、既存顧客に特別キャンペーンなど展示会以外の施策に投資をしたほうが良いかもしれません。
このように目的をまずは明確にしていく事が重要です。さらに展示会やセミナーに参加するメンバー全員にその目的を共有しておく事も重要になります。
受注目標を決める（集客目標、名刺交換枚数）
前述のように展示会やセミナーにはコストがかかります。この展示会でいくら受注を獲得する必要があるか？まずは受注目標を決める必要があります。もちろん展示会やセミナーのコストが100万かかるのであればそれ以上の目標値になります。例えばクラウドサービスのような受注単価は小さいがストック型のサービスのようなものであれば、1年間のストック金額などでも良いかと思います。
受注金額が決まれば、そこから逆算して集客目標や名刺交換枚数目標などの目標値を決めていきます。
集客目標、名刺交換枚数目標の決め方
例えば、100万の受注目標を設定した場合、その受注金額に達成するためには何社の受注が必要かを考えます。販売したい商材で件数は変わります。
例えば100万の受注金額を獲得するためには10社の契約が必要だとします。そうなると商談は何社としなければいけないか？逆算して考えていきます。
商談が発生して受注確率が約50％とすると、10社契約するためには20社との商談を行う必要があります。（ここは商材や過去の実績などが目安になります。）
次に20社と商談する場合は何人の集客や名刺交換が必要か？を考えます。当社では展示会などに出展する場合は名刺交換したお客様の約5％が商談化すると仮定しております。前述の例でいくと5％が商談化するのであれば20社商談する必要があるので400枚の名刺を集める必要が出てきます。
このように結果を出すために逆算していけば集客目標や名刺交換目標などが自然に決まります。これを達成しなければ結果はついてこないのです。もし逆算していき集客が相当必要な場合は、展示会やセミナーへの投資コストを考える必要があるかもしれません。場合によっては止めた方が良いとの判断にもなるのです。
展示会ブースの装飾
クラウドコンピューティングEXPOのように大掛かりな展示会は他の会社もブースを出しており、その中から自社のブースに来ていただく必要があります。よく会社名のみの看板でブースを出している企業もありますが大手で有名な会社であればいいのですが、会社名では何をしているのかわからない会社も多々あると思います。お客様に興味を持ってもらうためには看板のキャッチコピーは重要です。
また自社で展示会やセミナーを行う場合も、集客用のチラシなどのキャッチコピーも同様なことが言えます。ターゲットが見に行きたいと思えるようなキャッチコピーを考えておく必要があります。
当日対応のシュミレーション
ここは意外にに行っていない企業は多いのではないかと思います。このシュミレーションとは商品の説明のやり方、顧客の誘導のやり方などのシュミレーションを参加者全員でロールプレイしておく事になります。
例えば1,000枚の名刺を3日間の展示会で獲得する目標があるなら、1日で330枚以上の名刺獲得が必要です。そうなると一人の顧客に何十分も説明時間をとっていると、とうてい330枚の名刺は獲得できません。このように目標を達成するためには説明のやり方から時間などもシュミレーションしておく必要があります。
当社はクラウドコンピューティングEXPOの場合は、説明担当、集客担当と役割を分けてそれぞれの役割でシュミレーションを行い、担当者にはロールプレイを実施しております。
展示会後のフォローアップ計画
これは営業活動の行為になります。展示会で集めた名刺の顧客に対してフォローを行っていきます。皆さまも、お礼メールなどはされているのではないかと思います。
当社は展示会時に集めた名刺にランクをつけてセグメント分けを行っています。フォローアップはランク別に計画しておりメール配信なども活用しながら、商談化を進めるようにしております。詳しくは営業までご相談ください。
進捗はSFAなどで管理していき進捗状況を確認していきます。ここからは営業プロセスになるので、ここで発生した商談は営業部門でフォローアップを継続行っています。
展示会、セミナーの準備はデータベースを活用
当社ではWaWaOfficeシリーズのデータベースサービス（WaWaD-Be）を活用して準備の進捗などを管理しております。データベースを活用することで、進捗状況が簡単に共有されまたデータとして残っていくので、次回の展示会やセミナーの際の参考にも大いに役立っています。
データベースを活用すれば簡単なプロジェクト管理なんかもできます。このようなツールも是非ともご検討ください。
これまで当社の取り組みについて書かせていただきましたが、展示会は成果を出す必要があります。皆さまのビジネス拡大に向けて成功する展示会になるように少しは参考なればと思っております。
また是非と今年の5月のクラウドコンピューティングEXPOでも弊社ブースにお立ち寄りいただければありがたいです。お待ちしております。
ちなみに展示会でお客様に頂いた名刺はWaWaOfficeと連携するヤマトシステム開発株式会社の「名刺de商売繁盛」を利用してデータ化しています。
