グループウェア検討！オンプレと比較したクラウドのメリット

クラウドかオンプレか？

社内の情報共有ツールとして多くの企業で利用されているグループウェア。これから検討を、考えている方や既存のシステムの入れ替えを検討している方も多いと思います。

これからグループウェアを考えている人にはまずクラウドで利用するか？それともサーバーを自社で構築してオンプレで利用するか悩まれている方も多いと思います。

最近はクラウドの普及に伴いクラウドでの検討が多くなっている中、クラウドでのセキュリティを気にされている話もよく耳にします。

クラウドでの活用メリットやセキュリティについて今回はご紹介いたします。

一般的な比較

グループウェアを利用するにあたりクラウドとオンプレの比較をご紹介します。

クラウドとオンプレの比較表

初期費用が一般的に無料での提供が多いクラウド。ランニングコストも一人数百円と手軽にスタート出来るのは特徴になります。
カスタマイズ性やセキュリティの面を重視する場合はオンプレの方が自由度は高い傾向です。

クラウドの活用メリット

グループウェアを利用するにあたりクラウドの活用メリットはいろいろあります。

コストメリット

まずはコスト面でのメリットです。オンプレで構築する場合は、ソフトウェア以外にもハードウェアの準備やセットアップなどのコストがかかってきます。社内にシステム担当者など詳しい方がいれば対応できますが、いない場合はメーカーやシステム業者に依頼して環境を構築するコストが必要になります。

利便性のメリット

最近はどこのグループウェアもスマートフォンやタブレットなど社外からの利用も可能になっています。クラウドで利用する場合は、インターネットの回線があればどこでも利用が出来るため、社外からの利用においては何も考えなくても利用が可能になります。逆にオンプレの場合は社外からの利用するためにネットワークの構築など、こちらもシステム担当者の負担と知識が必要になってきます。

運用面でのメリット

運用面についてはシステム担当者にとっては一番メリットに感じる事だと思います。オンプレでの運用の場合はサーバの運用からすべてシステム担当者で考え運用を行っていく必要があります。セキュリティーのパッチ適応なども定期的にシステム担当者が意識しておく必要があるため、そのような手間を考えるとクラウドでの運用は大幅にシステム担当者の手間を削減できます。社内にはグループウェア以外にも様々なシステムが運用されている中で、安定的に運用を行う必要があるシステム担当者にとっては特にメリットになります。

いつでも最新バージョンを利用が可能

クラウドで提供しているグループウェアは、常に最新のソフトウェアのバージョンで提供されるケースが多いです。オンプレの場合はバグなどの修正プログラムをメーカーより提供を受けて自分で適応の作業が必要になります。中にはバージョンアップの度に費用がかかるので古いバージョンのままで利用しているケースもあります。

クラウドでのセキュリティ

いろいろとグループウェアの導入についてのメリットがあるクラウドでの提供ですが、一番の懸念になるのがセキュリティ面での懸念になるのではないでしょうか。

自社にデータがある安心感

オンプレの場合は、自社にデータがあるという安心感があります。クラウドの場合はデータはどこにあるのか？クラウドの提供元は本当に信用できるか？など不安な要素がでてきます。

外部から利用が可能な点

外部から簡単に利用できるのがクラウドのメリットでもありますが、自宅のパソコンやネットカフェなどインターネットがあればどこからでも利用が出来てしまいます。社内以外からアクセスをさせる事は、いろいろな面でリスクは伴ってきます。

このように、セキュリティ面の懸念事項はデータを他社が管理しているという不安と、外部からの利用によるセキュリティリスクの拡大についての懸念が多いと思います。

しかし最近では利便性の面で社外での利用ニーズは多くなっています。例えば外出先からメールの確認をしてそのまま返信などの対応ができるようにすることで、いちいち会社に戻らなくてもメールの対応は可能になります。またメール相手には早い回答ができますので特に外出の多い営業職の方には外部での利用は業務上必須になってきます。

このような外部でのアクセスを考えていくと、自社でのオンプレ運用についてはシステム担当者のセキュリティについての知識等や環境整備など様々なノウハウやコストが必要なります。

特に中小企業の中にはなかなかこのような知識をもったシステム担当者が運用しているようなケースは少なく、セキュリティ面については業者に任せていたりしています。中には社内にデータがある安心感だけで外部からの攻撃などのリスクをあまり意識していないで外部から利用ができるようにしているケースもあるようです。

クラウドの提供業者は専門家

グループウェアなどをクラウドで提供している企業は、それでビジネスを行っています。もちろん、セキュリティ面で何か起きるとビジネスにおいて大きな打撃になります。サービスの機能面以上にセキュリティに関しては、2重3重にも意識した対策をして運用を行っているケースが多いです。また運用も専任のセキュリティ知識をもったメンバーで運用しているため、様々なセキュリティ対策を安定的に行い運用しています。また設備も自社で運用する設備にくらべ何倍も投資を行って運用しています。

このように体制から考えると一概に、オンプレのほうがセキュリティ面で安心というわけではない現状です。特に外部に公開する場合についての運用面でのセキュリティについては場合によってはクラウド業者に任せたほうが良い場合も十分あります。

セキュリティを意識してグループウェアの検討

前述のようにサーバなどの運用面ではクラウドの利用もセキュリティ面においてメリットがあります。しかしながらこれはクラウドでもオンプレでも同じですが、外部から接続を可能にすることは利用でき端末を限定できるような必要性は出てきます。

自宅で利用してウィルスにファイルが感染してしまうなど、なかなかシステム担当者も自宅のパソコンまでは管理が難しいものです。

このようなセキュリティリスクをなくすためには、クラウドであれオンプレであれ、外部からのアクセスを制限するような仕組みが必要になります。例えば会社から支給されたパソコンでは接続をしても良いが、自宅のパソコンからは接続はできないようなセキュリティ対策をしておく必要があります。

WaWaOfficeには端末認証のサービスがありますので、このような接続端末を固定する仕組みが提供できます。利用者が複数のパソコンやタブレットを所有していても利用者単位の契約で複数の端末の制御ができるので安価にセキュリティ対策を実現が可能です。またIP制限も可能なため社内のパソコンは端末認証をインストールしなくても利用ができ、外部からのアクセスの必要な端末だけに端末認証をインストールして運用が可能です。

外部からのアクセスが必須になってきている今、端末認証のようなセキュリティ対策は標準として検討していく必要があります。