社内のさまざまな共通文書、どのように管理されていますか？
会社の規定などの他にも、価格表や商品企画書などを社内のサーバーに保管して全社で共有されているとことも多いのではないでしょうか？
こんなことで困ってませんか？
書類やデータファイルの管理で問題になりがちなこととして、こんなことをよく聞きます。
・必要な書類が見つからない
・最新版がどれかわからない
・個人単位で管理保管している
・社外から確認できない
いざ、必要な書類を探そうと思っても中々見つけ出せず、やっと見つけたと思ったら同じようなファイル名のものが複数あって・・・。どれが最新のものかわからない。
または社内サーバーから、申請書式などをいったんクライアントPCに保管してずっとそれを使いまわしているうちに改版されていた・・。
さらに外出先で提案書などが必要になった際、社内サーバーに入ることが出来ず会社に電話をかけて対応をお願いしたり・・。
このような課題でお悩みの企業では、文書管理システムを導入することが増えています。
文書管理システムを導入すると、こう変わる。
・文書の保管場所が不要になる
・改版履歴がとれ、最新のものが一目でわかる
・会社全体での一元管理・閲覧制限も可能
・クラウドサービスであれば、社外からもアクセスできる
社内文書の一元管理をすることによって、保管場所が不要になり必要なものをどこからでもすぐに見つけることが出来るようになります。
今までかかっていた資料探しのムダな時間はなくなります。
デジタル化する必要のある書類を精査して徐々に移行していくのがお勧めです。
文書管理も出来るグループウェアのWaWaOffice
WaWaOfficeは直感的に使いやすいシンプルなグループウェアです。
はじめてグループウェアを導入するお客様などから好評をいただいております。
ネットフォルダ機能を使えば、文書管理も簡単です。
たとえば・・・
・改版履歴も簡単に管理ができる。
・閲覧制限も文書ごとに設定が可能。
・フォルダー移動もドラッグ＆ドロップで楽々。
社外からすぐに最新の文書が見つけられるため、業務効率アップにつながります！
