日本政府主導の『働き方改革』を受け、場所や時間にとらわれない「クラウドサービス」の導入を検討している企業が増えています。
情報システム部門には「早急に、誰でもいつでもどこでも仕事ができるような環境を整備せよ」といった会社からのミッションが課せられるケースが増えてきているのではないでしょうか。
情報システム部門の悩みは、どうすれば社内に浸透するか、です。
せっかくの高機能のツールを導入しても使われない。そのような例はいくつも見聞きします。
弊社の提供するWaWaOfficeのようなグループウェアも、働き方改革には無くてはならないツールです。
今回は、その「グループウェア」をどのように選定し、どのように浸透させていくか、のお話しをします。
グループウェア導入のポイント
1.目的を明確にしましょう。
アナログ文化の会社では、初めから範囲を広げすぎると利用者は使いこなせない場合があり、システム担当の負荷も大きくなります。
「部門内・別営業所の社員のスケジュール共有をしたい」「回覧をスムーズにまわしたい」「伝言をすぐに知らせたい」など具体的に整理していきましょう。
2.使いやすさ重視のサービス選定
目的が明確になったら、選定のポイントを決めましょう。
このポイントには目的に沿った機能ももちろんですが、忘れてはいけないのは使いやすさです。
目的が達成でき、操作性がよく社員が使いやすいサービスを選定することで、導入後の浸透も早く利用率も高いようです。
3.シンプル・カンタンなルールで運用
紙やホワイトボードという「アナログ文化」から、クラウドサービスという「デジタル文化」へ移行する場合、最初からあれもこれも、では利用者が疲れてしまいます。
普及会を開く会社もありますが、長々とした話しになるのなら、誰も聞きたくは無いでしょう。
グループウェアの全機能を使い切る、そう考えずに、まずはココだけ、というものから始めましょう。
ほとんどの会社では、一気に「アナログ」から「デジタル」に乗り換える、ということはありません。
この機能は、数週間。この機能は、数か月。
そのように、徐々に浸透していきます。
まずは、「カンタンでシンプル、だけど頻度のそこそこ高い」ものをデジタルで運用するのをお勧めします。
４.利用状況を考えフィードバック
1日で、みんながアナログからデジタルへ。それは幻想です。
利用状況を見ながら、徐々にデジタルに慣らしていきましょう。
利用者は「これは便利」と思えば、どんどん使い始めてくれます。
まずはそのためにも、上記２番にあるように「少なくとも見やすく、使いやすいもの」を選ぶのが大事です。
シンプル・カンタン操作のWaWaOffice
WaWaOfficeは直感的に使いやすいシンプルなグループウェアです。
グループウェアとして十分の機能を備えつつ、初めてグループウェアを導入するお客様からも、「説明会が必要ないほどの直感的な操作ができる」と評価をいただいています。
モバイルやタブレットでの確認も簡単に出来るようになります。
