プロセスマネジメントの取り組み
営業活動において、近年プロセスマネジメントの必要性を感じている方は多いと思います。プロセスマネジメントは営業のプロセスを管理していく事で、結果を出していく手法になります。
従来は売上予算や利益予算、販売件数など営業は結果を重視する考え方が多くありましたが、結果を出すための、プロセスを重視する考え方にシフトする企業が増えてきています。
当社の営業チームもこのプロセス重視の考え方を定着するような取り組みを行って結果を出すことができましたので今回はそんな取り組みをご紹介いたします。
プロセスマネジメントと実践してみた結果、1年あたりの新規契約数が「190%」になりました。
結果が出た要因はプロセスマネジメントの実践のみの成果ではないと思いますが、プロセスマネジメントの取り組みを行い数字以上に様々な効果を実感できたのでそちらもご紹介いたします。
当社で行ったプロセスマネジメント実践
まずプロセスマネジメントを行うあたり、営業プロセスにおける課題の洗い出しを行いました。大きくプロセスとしては下記のようなプロセスです。
「面談（初回面談）」 ⇒ 「提案デモ」 ⇒ 「見積提出」 ⇒ 「成約（クロージング）」
現状はもう少し細分化して管理しましたが大きく分けるとこのようになります。以前からSFAやデータベースを活用して各商談（案件）のデータ管理は行っていましたので、そのデータをもとに現状の各プロセスの成功率を出しました。
正直各プロセスの成功率が、現状で良いのか？悪いのか？がわからなかったのですが、ここは経験則で
「面談（初回面談）」 ⇒ 「提案デモ」の成功率を上げることに初めは注目しました。
チームメンバーへの意識統一
チームメンバーには「売上などの結果は出なくても良いので、成功率を上げるための行動を重視するように」指示を行い、行動重視の考えを普及しました。
毎週行っている営業ミーティングの中で、成約率を上げるための行動をメンバーと話し合い、フォローアップのタイミング、フォローの際のトークなどある程度統一していきました。行動目標として1日平均のフォロー件数なども決め、まずはそのフォロー件数を意識した行動を行うようにしていきました。
またそれぞれのメンバーには個々の役割を与え、各役割のリーダーに任命し、それぞれの役割に対する目標を設定していきました。
プロセスマネジメントの課題
各メンバーの行動目標の進捗状況はSFAやデーターベースでタイムリーに全員で把握できるようにしているのですが、最初はフォロー件数の目標値になかなか達成できない状況がでてきました。
原因は他の業務が入ってしまい、フォローができない状況がありました。またフォローしなければいけない商談を忘れてしまっているような事もありました。そこで業務の洗い出しを行い、サポート部門にも協力してもらいながら業務分担を行いました。場合によっては辞めたような業務もあります。またデータベースを活用してフォロータイミングになるとお知らせがでるような設定を行い、フォローアップの停滞に気づくような仕組みを構築しました。
その他にも例えばプロセス通りにいかない場合はどうすればよいかなど、いくつかの課題は出てきましたが、初めはフォロー件数のみに集中して、フォロー件数の目標を阻害する要因だけ排除していき、そのほかの課題については臨機応変な対応でまずは済ますようにしました。
このように定期的にPDCAを回していく事でフォロー件数は目標以上の件数を回すことができるようになっていき、成功率も当初より約10%ほど改善されるようになってきました。
その他のプロセスについてもある程度安定した成功率を維持ができ、それなりに結果がついてくるようになってきました。もちろんフォロー件数が安定してくれば、次の目標も決めていき、新たな目標を定期的に追加するようにしていきながら全体の目標管理を見直していきました。
プロセスマネジメントを進めていくうちに出てきた効果
プロセス管理を進めていく事で、年間新規契約数が「190％」という結果もついてきましたが、それ以外の効果もありました。
まず思うのが、各プロセスに集中して改善を考えるような取り組みを行ったのでメンバーで課題の洗い出しを明確に行うような事ができてきました。以前はざっくりした営業活動の中での課題なのでいろいろ課題がブレてしまい、どこから手を付けていこうか迷うようなこともありましたが、プロセス別に考えていく事で集中した課題対策ができていくようになりました。
また結果もそれなりについてきたので、個々の取り組みに対しするモチベーションが上がっていき、自ら考えて改善や行動を行っていくような事が自然にできるようになりました。
経験の少ない営業担当者もやる事が明確になりそれをこなしているうちに、結果もついて来るようになりました。今では経験に関係なく全員がコンスタントに契約を取れるようになっています。
更に、もっと自由な発言ができるように、営業担当者だけで定期的にミーティングを行い、課題についての詳細をつてめからチームのミーティングにて改善案の報告と承認を取るような体制になっていきました。
その他の効果
プロセスマネジメントを実施するにあたり、効率的な業務改善なども行っていったので、自然と残業時間の短縮にもつながっていき、ワークライフバランスにおいての効果もあり、一人ひとりの生産性向上にもつながっていきました。
このように営業チームにとってはいろいろな効果がでるようになり、さらにプロセスマネジメントを継続していこうと思っています。
プロセスマネジメントにWaWaOfficeを活用
もちろん当社はプロセスマネジメントを行うのに、WaWaOfficeを活用しました。活動はSFA（WaWaFrontier）中心に入力しながら、データベース（WaWaD-Be）と連携させてKPIの進捗管理を行っています。
このようにプロセスマネジメントをこれから取り入れていきたいとお考えの方は、是非ともWaWaOfficeシリーズもご検討ください。
