営業日報は必要か？
多くの営業部門では営業日報を何らかの形で書いているところは多いのではないでしょうか。日報ではなく週報だったりするところもあると思います。営業の活動を管理するためには営業日報は必須になりますが、果たして営業日報は必要なのでしょうか。
結論から言うと必要だと思います。
営業日報にはメリット、デメリットがあります。営業担当者が全員予算達成の意識をもって行動でき、マネージャーに定期的に報告や連絡を行い、的確な課題意識をもって行動できるのであれば必要ないとは思います。しかしそのような営業担当者ばかりの組織もなかなか少ないのではないでしょうか。
営業日報がなぜ必要なのか、メリット、デメリットを見ながらご説明いたします。
営業日報のメリット
営業日報には様々なメリットがあります。メリットをいくつかご説明いたします。
数字だけでない行動を評価できる
営業担当者は予算達成が最大のミッションですが、数字だけの評価は危険です。営業担当者の予算数字を平等につけることができるのであれば、ある程度数字での評価も良いのですが、担当している顧客などが違ってくると平等な予算設定も難しく、中にはある程度普通にしていれば予算達成できる営業もいれば、頑張っても予算達成が難しい営業も出てきます。
営業の仕事は結果のみと言ってしまえばそうかもしれませんが、そのような結果主義でいくと離職率も高くなってきます。
営業日報で日々の行動を上司に報告することで数字だけでない行動面での評価も取り入れることができるようになります。
営業日報から自社の強みや弱みを見つけることができる
営業の戦略を考える時に、自社の強みや弱みを理解したうえでベストな戦略を考える必要があります。戦略を考えるマネージャーが自分の経験だけで考えるよりは他の営業の経験も戦略に活かしていく事でよりベストな戦略を考えることができます。
日々の営業日報の中で、顧客お声や競合の情報などいろいろ収集していくことができます。マネージャー自身の経験だけでなく、他の営業メンバーの日報を日々見ていく事で自然と自社の戦略の参考になることが見えてくるようになります。
一日の仕事の振り返りや前回の訪問時の再確認ができる
人は、日数がたつにつれて以前の顧客との会話を忘れていきます。営業日報を書くことでその日の振り返りができ、次回訪問時にも前回の話を再確認ができるようになります。
振り返りをすることで、今一度冷静に顧客への提案内容を見直すことができ、言い忘れた点や顧客から言われた事を再確認ができます。また次の訪問の際にも前回の打ち合わせ内容を再確認できるので確実に提案を進めていけれるようになります。
営業のナレッジを共有できる
営業日報を全営業が入力して共有していく事で、他の営業担当者の活動もいろいろ分かるようになります。他の営業担当者の成功事例をもとに自分の顧客に提案をおこなったり、他の営業担当者の行動に対して自分のノウハウをアドバイスしたりなど、自社の営業ナレッジを十分に活用できる環境を作っていく事ができます。
引継ぎの面でのメリット
引継ぎの際に前任の営業担当者の行動や商談が確認できるようになるので、引継ぎがスムーズに行う事ができるようになります。新しい顧客のキーパーソンの情報や過去の商談履歴など、今後自分が担当していく際に役に立つ情報が自然に営業日報の中にたまっていくようになります。
そのほか、KPIの設定を行った際の行動管理も日報を活用して管理していく事ができるようになります。
営業日報のデメリット
営業日報はメリットばかりではありません。当然デメリットもあります。
営業日報を書くのに手間になる
これは、一番のデメリットになるかと思います。営業日報の入力に1時間以上かけて入力する人もいるぐらいです。
日々忙しい営業担当者にとってはこの営業日報の入力時間は大変な手間になってしまうのです。
書いても意味がない状況になる
前述のように、営業日報を書くのは営業担当者にとっては大変な手間になる上、それを見る上司が活動をもとにマネージングを行わないようであれば、営業担当者にとっては負担以外にな何物でもありません。
営業担当者自身が自分のために書いていると思ってくれればいいのですが、多くの営業担当者はそうは思いません。「どうせ書いてもマネージャーは見ない」と思ってしまうと書く内容も適当になり、最後には書くことすらしない営業担当者もでてくるようになります。
営業日報を活用するために意識すること
ここまで書いたように、営業日報はいろいろメリットはあります。正直全員が「できる営業」で予算達成のために意識した行動ができるのであれば、日報のような手間な時間を割かなくても結果が出る組織にはなると思います。
しかし全員がそのような「できる営業」の組織はそれほど多くはありません。営業一人ひとりの行動をマネージャーが意識し管理し、アドバイスを出しながら営業担当者自身を成長させていく必要があります。
以前プロセスマネジメントの実践でも書きましたが、各プロセスにおける行動管理を行っていく事で成果を出すことができるようになります。
各営業担当者の行動管理を行い、プロセスにおける課題を把握していき改善していく事で結果のでる組織を作っていく事ができるようになります。
営業担当者の手間以上の結果が出せるように、営業日報を書く目的を十分営業メンバーで共有してマネージングしていく事が重要になります。
