グループウェアとワークフローシステムの違いとは？

社内での業務効率化を図るため、
グループウェアやワークフローシステムを多くの企業が導入しています。
しかし「なんとなく良さそうだから」という理由で導入するだけでは、
確実に企業活動に役立てられない可能性も。
そこで今回は、
グループウェアとワークフローシステムの違いを解説しながら、
それぞれの導入がもたらす効果についてご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアは、
企業全体や部署などの事業グループ単位での情報共有をスムーズに行うことができるソフトウェアのことです。
業務状況やメンバーごとのスケジュールを一元管理し、
共有することができます。全従業員の業務の進捗や、
今どこにいて何をしている予定なのかが分かり、
時間の有効活用や連絡事項のスピーディな伝達に役立ちます。
非常に多機能なツールですが、
基本的にはチーム単位・グループ単位で行うビジネスを
さらに効率化できる仕組みが備わっているツールと考えると良いでしょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、
見積書や稟議書などの決裁・承認作業におもに用いられるツールです。
これまで紙の書類を回覧しながら実施していた承認作業を
システム上で電子化して行えるようにし、
リアルタイム性を高めて承認のスピードアップを実現します。
また、紙の書類をファイリングする作業の手間が省けることや、
書類の管理を効率化できるというメリットもあります。

グループウェアとワークフローシステムの違い

グループウェアはスケジュール管理機能やToDoリストの管理などの機能がメインですが、
掲示板やメッセージツールなど社員個人間のコミュニケーションアップに役立つ機能も備えています。
オンライン会議ができる機能を設けたものや、
リアルな会議室をオンライン予約できるツールが付いているものなども選べることが特徴。

一方ワークフローシステムは、
ビジネスで必須となる決裁・承認の作業に特化し、
それを最大限に効率化するためのツールです。
おもなメリットは先にご紹介した通り、
ペーパーレス化や承認完了までのスピードアップです。
また、承認完了までのプロセスや現在の状態を可視化できたり、
内部統制を強めて不正を防止できたりするなどの利点も備えています。

グループウェアとワークフローシステムの共通点

グループウェア＝チーム作業を効率化するビジネス全般に役立つツール
ワークフローシステム＝決裁・承認作業に特化したツール
と考えると良いでしょう。
そのため、両者の性質は根本的に異なりますが、
1つ共通点を挙げるなら「業務の現状を可視化し、効率化をすすめられる」という点でしょう。

おわりに

＊今回は、
グループウェアとワークフローシステムの違いと共通点についてご紹介しました。
グループウェアは情報共有を目的とし、
ワークフローシステムは決済・承認作業の効率化を目的としている
という違いはありますが、
どちらも業務の効率化に寄与するツールであることは間違いありません。
両者を一度に導入することが難しい場合は、
多機能なワークフローシステムを別途追加できるグループウェアを選定する方法もありますので、
ぜひ検討してみてください。

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