グループウェアの使い方を誤解していませんか？

「こんなはずではなかった……」グループウェアを導入して、失敗した企業が存在します。
ビジネスには欠かせないとされるグループウェアですが、なぜそのような事態が起きるのでしょうか。
失敗には理由があったのです。
企業の失敗事例を紹介しますので、グループウェア導入を考えている企業は、失敗例を知って、対策を考えていただければと思います。

グループウェアを導入してなぜ失敗をしたのか

グループウェアを導入するメンバーを説得できなかった
グループウェアを導入する際に、まずやっておくべきことは、メンバー全員に納得してもらうように努めることです。
もし、一人でも納得してもらえないメンバーがいれば、その人のためだけに旧来のシステムを使わなければならず、紙などの無駄なコストがかかってしまいます。
これでは、グループウェアの目的の一つである「コスト削減」が達成できなくなってしまいます。

企業のスタイルに合わないグループウェアを選んだ
数多くのグループウェアがリリースされていますが、それぞれ特色が違うので選び方に気をつけなければなりません。
大企業用に開発されたグループウェアを、企業規模の小さな組織が使っても、機能が活かされるとは限りません。 自社にとって適切なグループウェアを見極める必要があります。

コストがかかりすぎてしまう
何も下調べせずに、高機能であれば良いうだろうと高額のグループウェアを購入する場合があります。
実際利用してみると、この機能はいらなかったな……と感じることもありますので、自社では何に困って、どんなものが必要なのか調査し、検証しておくことが大切です。
コストの面が心配ならば、リーズナブルなものから探し、企業の需要とマッチしたグループウェアを購入しましょう。

現場の意見を反映させなかった
グループウェアを使うのは現場です。
彼らの意見なしで、グループウェアを決めてしまうのはやめましょう。
もし無視をしたまま導入すると、現場に混乱を与えるだけですし、半分の機能も利用せずに使用をやめてしまう可能性があります。

グループウェアで失敗しないためには

グループウェアで失敗しないためには、上述した失敗例を見て、逆の行動をすることです。

・しっかりとメンバーに説明して、納得してもらうこと
・企業のスタイルにあったグループウェアを選ぶこと
・コスト面をしっかりみておく
・現場の意見を取り入れて、参考にする

これらに気をつけてグループウェアを導入してください。

オススメのグループウェアは『WaWa Office』

オススメのグループウェアは『WaWa Office』です。
『ASP・SaaS・ICTアウトソーシングアワード2009』受賞のアプリケーションで、技術力の高さやセキュリティーなどが魅力。
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シンプルな画面で分かりやすいため、PCが苦手な社員も楽に操作ができます。
ベンダーからの説明や操作指導は無料ですので、初めてグループウェアを使う企業にもオススメです。
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失敗しないためには事前準備とメンバーの理解が必要

グループウェアを導入して失敗したと思った企業のほとんどは、準備不足だったことが否めません。
もちろん、グループウェア自体が肌に合わなかった企業もあるでしょうが、ほとんどは『メンバーに理解してもらうこと』、『コスト面の調査』、『機能を使いこなせない』ことなどが原因です。
まず失敗しないためにも、下調べをしっかりして本当に自社にこのアプリケーションを取り入れても良いのか判断しましょう。

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