グループウェアを導入してテレワークの実現

時勢柄、テレワークを導入される企業が多くなっています。
テレワークを実現するうえで、グループウェアの導入はとても効果的です。
ここでは、その理由や効果についてご説明します。

テレワークとは？

現在、日本では、
・労働生産性が低い
・労働者が不足している
・出生率が低い
などの社会問題の解決が必要と言われています。
短時間で成果を出し、労働生産性を上げる。
より働きたいと思える魅力的な社会にする。
プライベートの時間を増やすことで、出生率を高める。
そのための多様な働き方の一つがテレワーク(在宅勤務)です。
毎日決められた時間に同じ場所に出社するのではなく、自宅やサテライトオフィスで勤務することが可能。
それが、テレワークなのです。

テレワークを導入することのメリット

テレワークを導入することには、従業員・企業双方にとってのメリットがあります。

従業員にとってのメリット

・通勤ストレスの軽減
・居住地を制限されない
・仕事を遮られにくい
・オフの時間を増やすことができる。

企業にとってのメリット

・社員の通勤費の削減
・ワークスペースの減少=賃料の削減
・働き方に制限されない優秀な人材の獲得
・非常時でも会社機能を維持することができる

テレワークの事前準備　グループウェアの導入

テレワークを導入するにあたって懸念されるのが、
・業務管理が難しくなる
・会議をすることができなくなる
・連携や情報共有が困難になる
などの問題です。
これらの問題の解決には、グループウェアが向いています。

業務管理の改善

グループウェアのスケジュール管理機能を使うことで、業務管理の改善をすることができます。
作業スケジュールやその日の予定をスケジュールに入れておくようにしましょう。
そうすることで、全員が業務状況の共有をすることが可能になります。
今どういった仕事をしているのか、連絡をしてもよいのかなどの情報を、スケジュールを見るだけで知ることができるようになります。
実際に業務を行ったかどうかは、スケジュールの内容をもとに成果物で判断することができます。
そうすることで、成果物による評価をすることができるため、業務管理をより適正に行うことができるようになるのです。

会議のスケジューリング

社内にいれば、顔を合わせてスケジュールの確認をすることができます。
しかし、テレワークをしていれば、そうすることはできません。
そういった時でも、グループウェアを導入していれば、スケジュールをもとに会議の予約をすることが可能です。
予約したスケジュールに、「参加」「不参加」の返答をしてもらうことで、テレワーク環境でもスムーズに会議のスケジューリングをすることができます。

情報共有や連携

グループウェアにはチャット機能があります。
チャット機能を使うことで、個人・グループそれぞれリアルタイムでのコミュニケーションをとることができます。
電話であれば、電話にでることができなくて、かけなおしが発生することもあります。
突然の電話に作業が止まってしまうこともあるでしょう。
チャット機能は、リアルタイム性と自由なタイミングでの返信を両立した機能です。
チャット機能を活用することで、ストレスなく円滑な情報共有を実現することができます。

おわりに

テレワークの導入をお考えであれば、ぜひグループウェアを導入してみてください。
グループウェアを導入したうえで上手に活用することで、働き方改革を実現しましょう。

関連コンテンツ