適切なグループウェアの選び方！<br>重要なポイントを押さえた選択で業務効率アップ！

会社の規模にかかわらずグループウェアの使用率は非常に高くなっており、
業務効率を考えて新規導入や変更を考える企業も少なくないようです。
その選定において、導入企業の担当者の苦労は多いようです。
こちらでは、どんなポイントを押さえて選べばよいかご紹介していきます。

自分の会社にマッチした型のものを選ぶ

グループウェアは大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型の二つがあります。
オンプレミス型は社内ネットワークを使用するもので、
柔軟なカスタマイズが必要で要件が多くなりがちな大企業に向いている製品です。
さらに、セキュリティ的にも優れていますので、個人情報の管理が重要事項となる企業にも向いています。
ただし、開発やカスタマイズにかかる時間はコストに比例する場合がほとんどです。
それに対してクラウド型は、公共のネットワークを利用するタイプで、
標準でさまざまな機能が使えるようになっており、
導入コストも低く抑えることができることから、中小企業向けのグループウェアといえるでしょう。
デメリットには、インターネット経由で使用するためセキュリティ的の点で甘さがあることです。
オンプレミス型とクラウド型では、それぞれメリットデメリットがありますから、
自社の方針や予算に合ったものを選ぶことが大切です。
また、対個人のビジネスよりも対法人のビジネスに強いのも特徴です。

プロセスの分解と情報の一元管理

営業改革というと、どうしても売り上げ増・利益増ばかりが重視されがちです。
しかし、売り上げを高めるためには顧客との信頼関係を築くことが欠かせません。
SFAを活用し、既存の取引先との関係を深めたり、新たな顧客を獲得したりする必要があるわけです。
そのために必要なことは多数あるので、営業活動における業務のプロセスを分解し、
何から始めるべきかを考えていきます。
企業におけるプロジェクトが大きくなると、取り扱う情報も膨大になるのが普通です。
膨大な量の情報を管理するためには、しっかりと支援してくれるSFAを活用しなければなりません。
最初はバラバラの状態になっている情報をSFAによって一元管理することができると、
業務内容が標準化され情報処理のスピードが上がります。

使用するデバイスやグローバルビジネスへの対応

最近の業務内容を考慮すると、社外でのモバイル利用も多くなっていますし、
使用するOS(オペレーティングシステム)やデバイスもさまざまです。
そのため、業務に支障をきたさないようにするためにも、
社員が使用する機種に対応できることが重視される点でしょう。
また、個別のデバイスには対応できるものの、
OSの異なる機種との情報共有ができない場合もありますので、社内調査と共に仕様の確認が必要です。
さらに重要なのが、グローバルビジネスへの対応が可能かという点です。
最近は、中小企業であっても海外進出がめずらしくありません。
そのため、タイムゾーンへの対応が可能で、自社で使用が必要な言語に対応ができるかどうかも利用条件に上がってくるでしょう。

使いやすさの観点から考える

グループウェアを使う目的は、社内での情報共有を効率化し、業務効率を上げて収益につなげることです。
そのため、使用する社員一人ひとりがグループウェアを使いこなすことができないと、目的が達成することは難しいでしょう。
しかし、社員のITスキルはまちまちですし、年齢の高い社員ほど新しいものへの対応が困難な傾向もあります。
また、ITスキルのある社員であっても、通常業務を行いながら新機能を使いこなしていくことはストレスとなるものです。
このような点から、多くの人が直感的に使用できる操作性や操作を覚えるまでに時間がかかる社員が
基準になって考えられているかということも開発においては大切です。
さらに、今まで通常業務や資料作成で使ってきたソフトウェアと連携が取れることも大事な要素でしょう。

コストも重要なポイント

グループウェアの導入を考える際には業務の効率を上げるだけでなく、
業務で使用する幅を将来的な視点で考える必要があります。
そのため、さまざまな拡張性がある製品を選びたくなるのは当然です。
しかし、多機能や高品質を求めてしまうと、価格がますます高くなってしまうでしょう。
この点に関しては、たくさんある機能がどれほど必要かを現実に即して吟味することが大切です。
そのためには、現場の業務の徹底したヒアリングなどを実施し、現状把握や拡張が見込まれる機能の選択が求められるでしょう。
また、会社ではグループウェア導入に際し、予算が組まれていますから、予算に収まる製品の選択が必要になります。
逆に価格の安さを追求しすぎてしまうと、セキュリティなどがおろそかになり、
会社の信用にかかわる問題となることがありますので、必要な機能の見極めは大切です。

おわりに

グループウェアには二つのタイプがあり、自社の用途や予算にマッチしたものを選ぶ必要があります。
また、使用環境や使用する立場に立った選定も必要ですし、将来的に必要な機能の選択もポイントとなります。
グループウェアを使用する目的は、社内の情報共有を円滑にすることによる業務効率の向上ですから、
現実的かつ将来的な視点で選ぶことが大切です。