グループウェア移行の際に注意するポイントとは！？

グループウェアは、自社サーバーなしで、社内で情報を共有することができます。
自社サーバーは、構築に費用がかかり運用にも負担が大きく、定期的にメンテナンスをしなければなりません。しかしグループウェアはクラウド上でデータを管理するため、自社サーバーの構築、運用が不要で魅力的。
そのほかにも、社内の情報交換がしやすいので企業や団体は数多くの利点を得られるため、導入企業が増えています。

しかし現在、会社に導入しているグループウェアに満足しておらず、他社のグループウェアに移行を検討している人もいるのではないでしょうか。移行をする際の注意点を把握することなく新しい製品を導入してしまうと、イメージと違ったり、再び満足できずに別製品に乗り換えなければならない事態に陥るでしょう。

そこで、今回はグループウェアを移行するにあたって注意したいポイントを紹介します。

機能が移行できるか注意

注意したいポイントのひとつは、機能が移行できるかどうかです。

グループウェアには複数の機能が搭載されていますが、頻繁に使用する機能が移行するグループウェアにない場合、業務で機能が使えなくなります。
そのため、頻繁に使う機能が移行先の製品にあるかどうか確認することは、とても重要となります。機能に関してはホームページやカタログなどで確認することができます。
また、後悔しないためにも複数の製品と比較して、選択するようにしましょう。

もし移行先の製品で機能が実現不可能な場合、どのように回避するか社内で相談をしましょう。また現在販売されている製品の中にはカスタマイズできるものもあるので、使用したい機能を補うこともできる場合もあります。

データが移行できるか注意

現在使用しているグループウェアに保存されているデータを移行できるかどうかも注意したいポイントです。もし、データを移行先のグループウェアに移すことができないと、今まで使っていたデータにアクセスすることができなくなります。
そのため、現在使用しているグループウェアでは、どのようなデータ形式で出力できるのか、移行先のグループウェアではどのようなデータ形式でインポートできるのかを確認しておきましょう。

業務内容に適した新機能があるかどうか

現在使っているグループウェアから変更を検討している方の中には、新しい機能を使うために移行を考えている方もいるのではないでしょうか。もし、既に使いたい機能が決まっているなら欲しい機能が搭載されているかのチェックも忘れずにしましょう。

社員が使いやすい製品を取り入れる

実際に移行を検討している方の中には「現在のグループウェアの使いにくさが移行の原因」というケースも珍しくありません。そのため、移行する時は、次に導入する製品が使いやすいかどうかも確認しておきたいポイントのひとつです。

実際にグループウェアを使用する人は社員になります。管理者の好みのグループウェアでも、社員が使いづらいとせっかく導入したのに仕事がはかどらないことになります。複雑で、直感的な操作が難しいと実際の仕事に支障が出てしまいます。

無料体験で比較検討

ここまでグループウェアを移行する際に注意するポイントについてご説明してきました。グループウェアの中には導入する前に使いやすさを確認するなどの目的で無料体験を実施してくれるところもたくさんあります。使いやすいものを取り入れるためにも無料体験をしてから導入を決めるようにしましょう。