グループウェア導入で失敗しないための注意点

グループウェアの導入に大きな期待を寄せていたのに、さしたる効果が見られない。
社員がうまく使いこなせていない。
本当に意味があるのか？とお悩みの方。グループウェアは導入するだけでは効果が出ません。
また、業務用に合った製品を導入し、カスタマイズすることも大切です。グループウェアの失敗例と注意点を解説します。

グループウェアの失敗例

グループウェアの導入失敗例としては、以下のようなものが挙げられます。

・失敗例1 社員が使い方がわかっていない
・失敗例2 コストがかかりすぎている
・失敗例3 拡張性が低く、長期の使用はできなかった
・失敗例4 使い方がわからない機能が沢山あって無駄に感じる
・失敗例5 ユーザビリティが悪く入力が億劫
・失敗例6 効果がよくわからない

グループウェアは大企業では既に80%が導入しており、中小企業へも急速に普及が始まっています。
しかし、みんながやっているから何となくいいものだろう、という感覚では導入に失敗します！グループウェアはどの製品も同じような機能を掲げており料金面に目がいきがちですが、実際に使ってみると機能や使いやすさに大きな違いがあります。

導入後に度々変更しては現場に混乱を招くばかりですので、実は導入は非常に慎重に行わなければ失敗してしまうリスクがあるのです。

機能は業務内容に合ったものを。現場の声をいかして導入

ほとんどのグループウェアは、多機能が売りです。
あれもできます、これもできます、拡張できます、というものが多いです。

しかし、使い方のわからない機能が膨大にあるととっつきにくさを感じさせてしまいます。
大切なのは、業務内容に合った機能を導入することです。

まずは、グループウェアで何をするのか、何を改善したいのか、ということを明確にしましょう。
「社内コミュニケーションを円滑にしたい、なぜならチーム内の年齢差が激しく仲間意識が低いからだ」という場合、もしかしたら必要なのはグループウェアではなく、チームビルディングかもしれませんし、あるいは社内運動会で共に汗を流すことかもしれないのです。

機能の選定は、上司目線ではなく、現場の声をいかして行いましょう。

グループウェアの利用者は現場の社員です。

彼らが使い方がわかるものでないと、そもそも使ってもらえない、ということが起こります。
グループウェアを導入しているのに情報があがってこない、というのは最も最悪なパターンです。

まずは小規模でスタート。全社導入は慎重に行う

グループウェアの利用料金はライセンス数課金がほとんどです。
事業規模が大きくなり社員が増えるごとに料金も増えていきます。
将来的に、グループウェアにかかる料金が莫大なものになる可能性がありますから、
全社的な導入はリスクがあります。

まずは料金の安く済む小規模のグループ内でのお試し運用での導入がおすすめです。

グループウェアは道具ですから、実際に使ってみて初めてわかることがあるのです。
また、グループウェアは「○○に使ってはどうか」「こんな使い方をすると○○の問題がなくなる！」といったユーザー自らの気付きも重要です。
ミニマムな料金で少人数でスタートし、まずは基盤作りを行って下さい。

社員の協力をあおぐ。運用の指南役が部署内に必要

人が示すのは抵抗感です。
電話一つでも、使い慣れない道具を与えられるのはストレスですね。
そこで、グループウェアを初めて導入する際には、社員の理解を得ることも必須です。

・なぜ導入するのか、社員の協力が不可欠であること
・どのような問題が解決できるのか
・全員に活用して欲しいこと、意見を出して欲しいこと

あらかじめこのような合意ができていれば、もし失敗しても「上が用意したシステムが使えない」「変なものを押し付けられた」といった感情ではなく、共に解決していくことができます。
グループウェアを使っていると、様々な不都合が出てくることがあります。
使い方がわからないといった問い合わせも増大する可能性があります。
そのため、部署内にはグループウェアの指南役がいると失敗も起きにくいです。

まとめ

グループウェアの導入で失敗する原因は、必要機能が業務に合っていない・使い方がわからないことが多いです。
導入時にはミニマムな料金で小規模のテスト運用を行い、基盤作りを行いましょう。
機能の選定が難しい場合は、導入前にコンサルティングを受けることをおすすめします。

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