グループウェアのメリットは可視化にあります！

グループウェアのメリットは、業務効率化やコミュニケーションの活性化、ペーパーレス化など様々なものがありますが、本質的には「情報共有を可視化する」ということに尽きます。
なぜ情報共有を可視化する必要があるのか、具体的な例を挙げてグループウェアのメリットをご紹介します。

メリット1 組織の問題点が見えやすい

わかりやすい例では、部下の仕事の進捗状況の問題点が手にとるようにわかること。
タスク管理機能を使うと、依頼したタスクの達成率を知ることができます。

これまでは、心配な部下にだけ声をかけて進捗を知るしかありませんでした。
部下のスキルに仕事の質や量が合っているかは、感覚的にしかわかりません。

部下全員に気を配って声をかけるにも限界があります。
この人なら大丈夫と放置ぎみだった中堅社員が思わぬミスをしていることも、見落としてしまいます。
タスク管理機能で可視化すると、常に遅れの発生する人、自分に相談には来ないけれど実は難航している人、完全にオーバーフローしている人など、タスク管理の状況によって部下が抱えている問題点が見えてきます。

また、スケジュールの遅延・タスク管理状況が可視化されると自身で問題点に気づかせるというメリットもあります。

メリット2 情報を活用しやすい

営業部では日報は欠かせないものですが、
「日報をどのように有効活用しているのか」「日報を書く業務は売り上げに貢献しているのか」
と問われると、ちょっと言葉に詰まるマネージャーも多いのではないでしょうか。

上司一人が読んで終わりでは、書かされている側も張り合いがなく、日報を書くという業務がただの入力作業になってしまいます。
そんな作業のためだけに出先から帰社したり残業をするくらいなら、早く帰宅してもらった方が良いのです。
日報の役割りが部下のサボりチェックになってしまうと、部下は「仕事をしている風に見せる日報」を書くことに終始し始めるでしょう。

日報は本来、生産性を高めるためのツールで、レスポンスが必須です。

グループウェアで日報管理すると、簡単にレスを付けることができます。
必ずレスがもらえることで日報が振り返りツールとして有効に働くようになります。
チーム内で日報を公開・共有してお互いにレスし合うのも非常に有効です。
お互いの役割りを再認識し、チームとしての目的意識を高めるメリットもあるでしょう。

メリット3 コミュニケーション活性化

グループウェアのチャット機能や会議機能を使うと、コミュニケーションが活性化します。
ポイントは、コミュニケーションがオープンになり共有できるということです。

いまどき、「重要なことはすべて喫煙室で決まってしまう」とか「飲みニケーションでアイデアを出し合う」なんて会社は少ないかもしれませんが、会議に参加したメンバーだけでものごとが決まっていってしまうことには変わりありません。

グループウェアなら、夕方の会議にはどうしても参加できない時短社員や、良いアイデアを持っているのに会議メンバーではない契約社員なども意見を出すことができるのです。
グループ外の視点を取り入れたい場合、他部署のスタッフを会議に呼ぶのは時間的制約が大きいですが、グループウェアチャットやグループウェア会議なら、参加してもらいやすいです。参加してもらう外部メンバーは、その都度変わっても議事録の振り返りが容易です。

グループの知を最大限に集めれば、これまで以上に創造的で生産的なグループへと生まれ変わっていくでしょう。
時系列で表示されるチャット機能は、決定までの変遷を振り返ることができます。会議機能はそのまま議事録にもなるというのもメリットです。

まとめ

グループウェアのメリットは業務効率化と言われますが、その神髄は業務の可視化にあります。
業務を見える化することで、問題点の洗い出し、情報の活用、コミュニケーションの活性化をすることができるのです。
部下は、常に上司からアドバイスがもらえることで安心して業務にあたることができるようになるでしょう。

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