社内の情報共有をスムーズにやりとりするには？

社内における情報共有の方法は多々あります。
利用する側からすれば「楽であれば良い」だったり「情報共有するだけなので小難しいのは嫌だ」というのが本音でしょう。
ここでは、情報共有の目的やオススメのツールについて紹介します。自社の情報共有は本当に適切なのか……考えながらご覧ください。

社内で行う情報共有の種類

適切な情報を共有するためにルールを徹底しているという企業も多いでしょう。
しかし、その情報共有が業務の非効率化を招いているのではないでしょうか。社内の情報共有は、以下のような方法が採用されていることが多くあります。

・書類を回覧・掲示
・メールのやりとり
・共有フォルダを使う
・企業内のネットワークシステムを使う

例えば、CCメールでまわってきた事案でも、確認用の書類が回ってきて、チェックしたかどうか、書類に記入しなければならないというルールがある企業もあります。
この方法は、非効率的と感じている人も多くいるでしょう。
近年では情報共有の精度もアップしていますので、是非そちらを導入してみてください。

・グループウェア
・社内SNS
・チャット形式のアプリ
・日報共有サービス

これらは、新たな契約を結ばなければいけないものの、業務を円滑にし、安心・安全に情報共有をすることができます。

情報共有にグループウェアが最適な理由

情報共有ツールの中で一番最適なのが、グループウェアであると言われいています。
ここでは、グループウェアの「WaWaOffice」を例に、利点を紹介します。

グループウェアは、機能性が高い特性があるので、様々な用途で使用することができます。
ローカルメールでは、設定しておいたメンバーのみとやりとりができますし、外部に漏れないようになっているので、外部への誤送信も防ぐことができます。
また、既読状況を確認できるので、しっかりと情報共有ができているか確認可能。送信したメールを取り消すことができるので、間違いメールを削除することもできます。

アドレス帳は、個人のみならず、全体に公開ができるので、顧客の情報共有に役立ちます（公開メンバーを限定することもできます）。

出先で情報が欲しい時、情報開示を求められた時なども「WaWaOffice」は有効です。
モバイル機能対応ですので、たとえ外に出ていても、スマートフォンやタブレットなどから送受信することができるのです。

また、ニーズに合わせてのカスタマイズも可能です。
他社システムと連動し独自の機能を追加もOK。
より使いやすく、より円滑に社内の情報共有ができます。

こうした情報共有はセキュリティー面が大事になりますが、「WaWaOffice」のサーバー監視は24時間365日有人監視を行っており、安心です。

様々な課題に柔軟に対応してくれるのが「WaWaOffice」なのです。

社内の意見交換を円滑に

「WaWaOffice」では、社内会議を円滑にするために電子会議室という機能があります。
ちょっとした議題も電子会議室を使えば意見交換ができますし、情報を先に共有しておくことで、社内会議もスムーズに行うことができます。
議題についてはレスポンスができるので、電子会議室内で討論も可能です。

社内の情報共有は、ファイルを送り合ったり、お知らせしたいことを共有するだけではありません。
覚えておきましょう。

まとめ

社内の情報共有について考えなければならないのが、セキュリティーとスムーズなやりとりです。
グループウェアは、そのどちらにも対応してくれるツール。
グループウェアで特にオススメなのが「WaWaOffice」です！ 是非試してみてください。

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