グループウェアを比較する前に知っておきたい選定ポイント

近年、自社の業務効率化を目指して『グループウェア』を導入している会社が急増中です。
しかし、実際に導入するとなると、どの会社のどのアプリケーションがいいのか……比較しないとわからないもの。
このページでは『選定方法』にポイントを絞り、グループウェアの適正な選び方について解説します。
製品を比較する前に是非参考にしてください！

まずグループウェアに何を求めているのかを考える

リ自社メンバー内でコミュニケーションをとる場合、メールが多いのか、チャットなのか、それとも掲示板なのか……業務の流れや組織の体制によって方法は異なります。
チーム（課）ごとに分けているという会社もあるでしょう。

自社に合ったグループウェアを選ぶには、まず自社がよく使うコミュニケーションツールを分析し、どのグループウェアが適正か判断する必要があります。
いちいち何社もの無料ソフトを使って比較していては時間の無駄なのです。

注意したいのが『生産性の向上』です。

グループウェアを導入することで、社内のコミュニケーションは本当に活性化されるのか？ 効率はアップするのか？ 見極めなければなりません。スケジュール管理など独立した機能をただ評価して導入するのではなく、各機能の総合的な評価を判断基準に設定すべきなのです。 単純に比較するのではなく、自社のカラーに合う製品を選ぶようにしましょう。

機能性と価格を見極める。本当にその機能は必要か？

グループウェアを選ぶポイントとして価格は避けて通れないもの。
もちろん、機能性を求めればその分価格は高くなります。
しかし、使わない機能が多くあるのはそれこそ無駄。効率化を求めてグループウェアを購入しているのに、経営を傾かせるほどの製品を導入しては本末転倒です。

自社にとって必要な機能をしっかり把握し、
機能性と予算面をチェックしながら選定しましょう。

ちなみに、利用規模に応じてボリュームディスカウントが設定されている場合や、契約期間に応じて割引になるなど、高機能ながら多少リーズナブルになっている製品もあります。
それぞれの価格体系を確認しておきましょう。

マルチデバイス、グローバル対応もチェックポイントに

今やビジネスに欠かせないタブレットやスマートフォンの利用。
会社のメールソフトと同期させて、いつでも受け取れるようにしているというビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
近年発売されているグループウェアの多くはマルチデバイスに対応できるようになっていますが、使い勝手が重要な鍵を握ります。
外出先から適切に情報を得られるのか？ 無料期間でしっかり試しておいてください

会議の時間が変更したのに、外出先で情報を得られなかったのでは、マルチデバイス対応の意味がありません。
今後、海外進出を視野にしている会社ならば、グローバル対応のグループウェアなのかも評価基準にしておくべきです。
クリックひとつで本文を英語表記にできるものなど、海外に目を向けた機能が搭載されている製品もあります。
それぞれグループウェアの製品を比較し確認しておきましょう。

カスタマイズに対応しているかを確認する

グループウェアの多くは、大企業向けに製品が作られているため、企業ごとの細かな要望までは対応できません。
実際使ってみると「もっとこういう機能が欲しかった」という場合もあります。
そうした不満を解消するにはカスタマイズ機能が有効的です。
カスタマイズに対応していることで、業務の拡大時や新業態を展開する際に役立ちます。

グループウェアによっては、社内のエンジニアがカスタマイズすることで、細い要望にも応えられる製品もありますが、それだけ時間や開発コストがかかってしまいます。
運用前にそこまでの判断はつきにくいかもしれませんが、長期間運用するシステムであるということも視野に入れ、カスタマイズ機能における費用対効果や自社に必要な機能なのかを比較し考える必要があります。

製品の選び方がわかったところで、一番オススメしたいのが『WaWa Officeシリーズ』。
上記で紹介したような信頼できるサービス内容はもちろん、セキュリティやフォロー面もバッチリのグループウェアです。
是非利用してみてください。

WaWaOfficeならグループウェア導入が初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。

まとめ

・それぞれ個別の機能を比較するのではなく、全体をみて判断材料にする
・機能性と価格面をはかって選定する
・マルチデバイスに対応している製品を選ぶ
・カスタマイズができるか確認し、費用対効果も確認する
・グループウェアを選ぶならWaWa Officeがオススメ

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