グループウエアを徹底比較する際に抑えておきたいポイントとは

現在、グループウェアの導入を検討している企業では、どのような製品が自社に好ましいのかわからない方もいるでしょう。実際に、それぞれの製品で特徴が異なるので、もし自社に適さないものを選択すると、導入しても使いづらさを感じるだけでなく、業務負担が大きくなることにもなります。

ここではグループウェアを徹底比較する際に抑えておきたいポイントを説明します。

利用可能人数を確認する

グループウエアは、1グループで利用できる人数があらかじめ定められています。
そのため、企業人数に対応しているかどうかを確認する必要があります。
当社の場合は3,000人までご利用いただけます。

クラウド型とオンプレミス型

自社にサーバーを設置するオンプレミス型とインターネット上のサーバーを利用するクラウド型に分けられます。オンプレミス型は、自社に設置するためシステム構築に時間がかかり、初期費用や月々の維持費がかかります。
情報漏洩のリスクが低いと言われていますが、運用保守を怠ると一概に安全といえません。

一方でクラウド型はインターネット上のサーバーを利用するタイプです。登録後するにサービスが利用できる点や、保守管理はサービスに組み込まれているので利用する企業の負担はほとんどありません。一般的にはクラウド型はカスタマイズがしにくいものが多いと言われていますが、当社ではご要望に合わせて対応しています。

操作が簡単か

グループウェアを選ぶ上で操作性は比較する上で抑えておきたい重要ポイントです。
もし使いづらいグループウェアを選択すると、社員がスムーズに操作することができず業務負担が大きくなります。

一般的に製品導入後は、社員が取り扱いに慣れるまで多少の時間を要します。使いづらい製品の場合は、慣れるまでに時間がかかり、業務に支障が生じる可能性もあります。
一例ですが、使いやすい製品の特徴は、直感的に操作ができるグループウェアです。直感的に操作ができれば、慣れるまでに時間がかかりません。そのため、導入後も業務に影響を与えることが少ないです。

マルチデバイスに対応しているか

仕事にパソコンを使用する会社がたくさんあります。しかし、現在ではパソコン以外にも、スマートフォンやタブレットを使用して仕事する機会は増えました。
そのため、比較する際にはスマートフォンやタブレットに対応しているかどうかも抑えておきたいポイントです。

カスタマイズに対応してくれるか

デフォルトの機能が何か確認することは大切ですが、カスタマイズにどれだけ対応できるか確認することも大切です。
特別に機能を追加することで、それぞれの会社に必要な機能を搭載した状態でグループウェアを運用が可能です。

料金の比較も抑えておきたいポイント

一般的に多くのグループウエアが月額制を導入しています。料金を比較する際は契約期間についても確認しましょう。
またカスタマイズを検討している場合は、カスタマイズ料金についても同時に確認すると比較する際にスムーズです。
当社では月額費用０円を採用しているので、導入コストも抑えることができます。

課題を明確にして比較する

ここまでグループウェアを比較する上でのポイントについて説明してきました。漠然と比較するのではなく、実際に使用する担当者の意見や課題を明確にした上で比較をすることで最適なグループウエアを選択することが可能です。無料体験を上手に利用して検討してください。