業務効率が悪いと感じる会社関係者に改善策をご提案

どんな会社にも業務効率がいい人と悪い人がいます。
業務効率がとてもよく、定時に帰っているのに他人の倍以上もの仕事をこなしている人。
業務効率があまりよくなく、毎日残業しているのに他の人の半分も仕事ができていない人。
この人たちの差はいったいどんなところにあるのでしょうか？
業務効率を改善したいと考えている方は、ぜひご覧ください。

そもそも業務効率が悪いってどういうこと？

客観的に見ていると、「あのやり方は業務効率が悪いな。もっとこうすればいいのに」と思うようなことでも、自分自身がやっている業務だとなかなか気づくことができないことも多いです。
自分がやっている作業にも、ムダが多いなと感じながら、具体的にどこがムダなのかと聞かれると答えることができないということもあるでしょう。
業務効率の悪い仕事というのは、言ってしまえばロスの多い仕事のことです。
他の人がやっている、もしくは自分がイメージしているやり方よりもロスの多い方法をとっているために、より多くの時間がかかってしまっているのです。

業務効率が悪いことの原因

ロスの多い方法とはどういった方法でしょうか？
それぞれの方法をとっている場合のケースについてご説明します。

情報ロスが多いケース

情報が足りない、もしくは多すぎるために、正確な情報を理解する・共有するのに、より多くの時間が必要になる。
これが情報ロスです。

作業ロスが多いケース

作業の工数が多い。
つまり、不要な作業工程を踏んでいる場合。
これが作業ロスです。

停滞ロスが多いケース

確認や待ちの時間が多い。そのために、作業をできない時間が長時間発生している。
これが停滞ロスです。

能力ロスが多いケース

スキルが無い、不得手な作業であることなどが理由で、処理に通常より多くの時間がかかる。
これが能力ロスです。

時間ロスが多いケース

上司の意思決定の遅れ・不要な会議がある・移動時間が多い。
こういった内容が時間ロスです。

このように、様々な原因でロスが生まれます。
こういったロスが多くなればなるほど、業務効率は悪くなるのです。

業務効率を改善するには

業務効率が悪ければ、
・自分の時間が減る
・評価が低くなる
・なかなか帰ることができない
などいいことはありません。
ぜひ、改善をしたいものですが、具体的にはどうすればいいのでしょうか？

無駄な業務をしない

自己判断で、「無駄な業務だからこれはやらない」と決めるわけではありません。
まずは、客観的に考えて明らかに無駄な業務があれば、省いてもよいか上司に相談してみましょう。
たとえば、
・会議の際、資料を印刷しているが、参加者はいつもPCでデータを閲覧している
・制作した資料の確認を上司にしてもらっているが、修正が発生したことはない
こういった場合、この作業は不要である可能性があります。
無駄な業務をそもそもしないことができれば、その時間で別の作業をすることができます。

業務マニュアルをつくる

業務のやり方や作業順序を記した自分なりの業務マニュアルを作成しましょう。
マニュアルがあれば、「次はどうしたらいいんだろう」と考え込む時間を無くすことができます。
マニュアルに沿って作業をしていく中で、作成当初は必要だと思っていた項目が実は不要だったことに気づけることもあります。
そうやって、徐々に業務を最適化していくことができるのです。