エクセルをやめてSFAで顧客管理しよう

取引先の顧客情報は営業活動に欠かせない重要なデータです。
そうした顧客データは、適切に管理され蓄積されるほど価値があるものですが、一方で蓄積されるほど管理が煩雑になるものです。
顧客管理をエクセルで行っている企業も多いと思いますが、機能に限界を感じている方も少なくないのではないでしょうか。
今回は、より顧客管理に適した、SFAツールの導入について解説します。

「顧客」の定義とは？

そもそも「顧客」とは何を指すのでしょうか。
言葉の意味だけを考えれば「顧客＝お客様」ですが、その定義もBtoBビジネスとBtoCビジネスで分けて考える必要があります。

BtoBビジネス（Business to Business）

会社と会社間におけるビジネスであるため、この場合の顧客は取引先の企業を指します。

BtoCビジネス（Business to Customer）

会社と消費者間におけるビジネスであるため、直接サービスや商品を購入・利用してくれる相手を指します。

BtoCビジネスでも営業や顧客管理は必要ですが、BtoBビジネスはよりその重要性が高いと言えるでしょう。
なぜなら、ただサービスや商品を売る相手というだけでなく、元請け業者や下請け業者、仕入れ先、外注先なども顧客と考えられますし、メーカーなどの場合は販売パートナーや開発パートナーも含まれるからです。
そのため人によって「顧客」の定義が曖昧になったり、様々な取引先企業を一括して「顧客」と定義したりすることが多く、管理がより複雑になってしまうのです。

エクセルで顧客管理を行うデメリット

導入コストが低く多くの人が利用できることから、顧客管理をエクセルで行っている企業も多いと思います。
しかし、前述したように様々な取引先を顧客と考え管理していこうとすると、エクセルでは以下のようなデメリットがでてきてしまいます。

データ集計・分析・管理の複雑化、及び属人化

本来表計算ソフトであるエクセルは、データ集計や分析、管理に特化しているわけではないため、様々な計算式が必要です。
そうなると集計や分析の工程自体が複雑化してしまいます。
また、複雑になるほど作成者以外が保守や管理をできなくなり、結局は作業が属人化してしまう恐れがあります。

フレキシブルな利用に向かない

データが蓄積するほど動作が重くなること、複数人の同時利用ができないこと、スマートフォンからの入力・閲覧に向いていないことなどから、 「誰でも・どこでも・手早く」といったフレキシブルな利用には不向きです。

セキュリティ面での不安

誰でも利用でき、持ち出すこともできるため、セキュリティ性が高いとは言い難いでしょう。

顧客管理はSFAがおすすめ！

エクセルによる顧客管理は上記のようなデメリットがありますが、それをクリアできるのが営業支援ツールであるSFAです。
SFAは営業データの収集・管理・分析に特化したツールで、顧客管理データや営業日報の作成の他、スケジュール管理などが可能です。
さらに、SFA上のデータを共有できるため、個人の営業活動に役立つだけでなく、営業チーム全体でデータを管理・活用することができます。
元々が営業支援に特化しているため、顧客管理においてもデータの入力・収集・分析に複雑な工程は必要ありません。
また、複数人での共有やスマートフォンからの利用も容易なため、営業先などでもすぐに情報を更新することができます。

営業が使いやすいSFAを導入しよう

エクセルに比べ顧客管理のメリットが多いSFAですが、導入の際には「現場で使用する営業担当が使いやすいか」を十分に検討することが重要です。
SFAは取引先の情報やスケジュールの他、細かく予算や品目なども入力できますが、それだけに現場の営業担当は「負担が増えた」と感じる可能性もあります。
また、慣れ親しんでいた分「これまで通りエクセルでいいのでは」と考える営業担当もいるかもしれません。
実際にSFAツールを使えばどのようなメリットがあり、どんな課題が改善されるのかをしっかり説明し理解してもらうことが大切です。
SFAツールにも様々な種類があるため、現場で使う担当の意見を聞きながら、いくつか比較検討した上で導入すると良いでしょう。

おわりに

顧客管理に関し、SFA導入のメリットを紹介しました。
もちろんエクセルにも導入のハードルが低いことやコスト面などメリットはありますが、データの複雑化や属人化の恐れがあること、フレキシブルな利用に向かないことなどデメリットも多いものです。
SFAの方がより顧客管理に適していますし、それ以外にも営業担当のスケジュール管理や情報共有などにも役立つので、可能な限りSFAを導入できた方が良いでしょう。

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