SFAと名刺管理の違いやメリット・デメリットについて

SFAと名刺管理を混同している人は珍しくありません。
たしかに両者は共通している部分もありますが、顧客接点上や目的などにおいて明確に異なります。
今回はそのような違いについて紹介し、それぞれの特徴について詳しく説明していきます。

SFAと名刺管理の顧客接点上の違い

成約までの商談の過程を細かく記録するのがSFAの基本的な使い方です。
すなわち顧客との接点においては、上司や他の部門などと情報を共有するために営業のプロセスを蓄積することになります。
たとえば、営業担当者が案件を進めながら入力していくことで、決裁者が細かな進捗を把握してスムーズに処理することも可能です。
これに対して名刺管理は、文字どおり名刺の交換によって得られた情報を管理していきます。
日本のビジネスシーンにおいて名刺交換はマナーとなっており、顧客との最初の接点と位置づけられる重要なものです。
商談の開始時だけでなく、展示会や異業種交流会など多様な活動の場面で行われるので、ビジネスチャンスの創出を見据えて情報をしっかり蓄積できます。

SFAと名刺管理の目的の違い

SFAの目的は営業活動の支援であり、これまでより効率や成功率を上げるために導入されることが多いです。
したがって、情報の管理はあくまでも機能の一つにすぎないことを知っておきましょう。
営業担当者の頭の中にしか存在しないノウハウも含めて、さまざまなデータの視覚化が大きな役割となっており、それを成し得る機能がたくさん備わっているのです。
一方、名刺管理を行うシステムの目的には、名刺から得られる情報を有効に活用することが挙げられます。
システムによっては、SFAのように商談の履歴などの情報を残せる機能も見られます。
とはいえ、それらも簡易な支援の域を出ておらず、メインとなるのはやはり名刺の情報を蓄えて参照できるようにすることです。

名刺管理のメリットとデメリット

名刺管理のメリットは、取引相手だけでなく潜在的な顧客のデータも活用しやすいことです。
潜在的な顧客を売り上げに結び付けることを重視するなら、そのベースとなる情報を網羅的に蓄えていくのにうってつけです。
また、名刺をスキャナで読み取るだけで入力可能なシステムが一般的であり、実施するにあたってシステムの詳細を理解しておく必要はありません。
そのため、社員教育に時間やコストをほとんどかけずに、導入と同時に利用できることも特徴の一つです。
デメリットとしては、蓄積しているデータから得られる内容が限定的であることが挙げられます。
システムに集計や分析などの機能は搭載されていないので、データから営業に役立つ隠れた要素を発見できることは期待しにくいでしょう。

SFAのメリットとデメリット

データを蓄積するだけでなく、集計や分析を行えることがSFAの大きなメリットです。
顧客のデータを把握するだけでなく、購入意欲が高まりやすいタイミングなど、企業にとって有益な予測を立てられます。
営業担当者の細かな活動内容を他の社員も参照できるので、実践的な学習教材としての役割も果たし、各自のレベルアップにつなげられることも大きなメリットです。
このように、SFAをうまく活用することで複数の角度から企業の収益拡大を図れます。
一方、システムを使いこなせるようになるには、集計などの機能の使い方について研修を実施し、周知しなくてはなりません。
データの入力だけであれば簡単に行えますが、それではSFAの性能を十分に発揮できないので注意しましょう。

SFAの基礎や導入による成果については以下の記事でご紹介しております。
＞「SFAの機能と導入することで得られる成果」

おわりに

SFAと名刺管理の違いを正確に理解して、どちらが必要なのか慎重に判断することが大切です。
ただし、必ずしも一方に絞る方向で考える必要はありません。
両者を効果的に連携させることで、それぞれの特徴を最大化させるような運用のスタイルも可能だからです。
これらの運用上の特徴を考慮したうえで、自社の状況も踏まえながら導入を検討しましょう。

SFAの導入をご検討されている方には以下の記事がおすすめです。
＞「SFAを比較する前に最適な製品の選び方」

＞SFAシステムWaWaFrontier｜導入が簡単でお手軽なSFA