稟議を電子化すると一体何が変わるの？

プロジェクトで必要になる外注費や経費、契約の凍結や発注などにについては、基本的に会社へ事前決裁を得なければなりません。
これらを総じて稟議といいます。
稟議のデメリットとしては、作成に時間がかかったり、承認まで時間がかかったりと、自分の仕事に影響を及ぼす可能性があることです。
やはり仕事に効率は必須。
稟議を電子化することで、良い流れに変化していきます。
ここでは、稟議を電子化することで起こるメリットを解説しましょう。

稟議の電子化をすることでコストが削減できる！

申請業務が大幅に改善される稟議の電子化。
稟議の電子化は、通常ワークフローシステムと呼ばれ、様々なメーカーからアプリケーションやソフトが販売されています。
稟議を電子化することで、書類の作成が簡易的になり、無駄な紙を使うこともなくなるので、コストが削減できます。
また、紙に出すわけではなく電子上に管理されるので、承認するための書類が机に埋もれてしまい、どれがどれやら……ということもなくなります。
申請者は今どこで申請書が滞留しているのかがサーバー上で分かりますし、承認者は外出先でも稟議書のチェックや承認をすることができます。
紙など目に見えるコストにプラスされ、時間など目に見えないコストも削減できるのです。

監査時の効率がアップする

内部監査、外部監査などがあると、書類を準備するためにかなりの時間を割くことになります。
そこで稟議書を電子化すると、簡単に検索することができますので、監査対応がスムーズになります。
また、書類はどうしても劣化が伴います。使用頻度の高い書類や、古い契約書などは劣化してしまいますが、当然ながら電子化するのでそんなこともなくなります。
稟議の電子化は、社内基盤を見直す良い機会になりますので、是非一度検討してみてください。

稟議の電子化は「WaWa Flow」を利用しよう！

ワークフロシステムを利用するならば「WaWa Flow」を選びましょう。
WaWaFlowはアプリケーションです。
ソフトではないので、パソコンにインストールする必要はありません。
よって、導入時やバージョンアップする場合のコストを削減することができるのです。
少人数から2,000名以上のチームまで対応でき、会社の規模に関係なく安心して利用することができます。
WaWaFlowは、以下のような機能があります。

・フリーフォーム作成
標準テンプレートの他にも、簡単に入力フォームを作成できます。

・承認ルートの作成
承認者が沢山いる場合や変則的なルートにも対応します。

・滞留機能防止
未承認の督促メールやアラームなど、滞留防止機能があるので、申請者は、いつまでも待つ……ということがありません。
ちなみに、スマホからでも閲覧できるので、外出したり出張していても承認することができます。

・コメント機能
申請後に申請者に対して申し送りなどのコメントをつけることができます。

・検索・閲覧機能
内部・外部監査や、過去の稟議書を確認したいときに便利な検索や閲覧機能があります。

・申請書作成
申請書作成についても様々なことに対応できます。
引き継ぎ申請……事前申請の内容を引き継いて申請できます。
引用申請……定期的に出す申請は、以前の申請のコピーを使用できます。
お知らせ機能……申請が承認されたかどうかなどをメールで知らせる機能があります。

このようにWaWaFlowは、稟議の電子化を考えている会社にオススメできるワークフローシステムです。
是非利用してみてください！

まとめ

・稟議を電子化することで紙や時間に対するコストが削減できる
・内部監査、外部監査時の効率がアップする
・稟議を電子化したいのなら「WaWaFlow」がオススメ！

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