失敗しないワークフローシステム選びの比較ポイント

企業の複雑な申請業務などの効率化が図れるワークフローですが、システムを導入することが決まったものの、
どのような基準でシステムを選ぶかはとても重要な課題となります。
ワークフローシステムを導入した後に後悔しないよう、選び方や比較項目のポイントをきちんと押さえておきましょう。

ワークフローと内部統制

ワークフローシステムの選び方としては、どれだけ業務の効率化を図れるかが大きな比較項目ですが、
社内体制の強化とコンプライアンスを実現するためのシステムとなっているかどうかも検討しておく必要があります。
ワークフローシステムでは申請フォームと承認ルートを共有し一元管理することで、それぞれの関係者に正しい情報を効率よく伝えることができます。
証跡や決裁情報を可視化すれば内部統制の強化につながり、業務の有効性と効率性の明確化やコンプライアンスの遵守、資産の保全などを通じて、不適切な業務の遂行を防ぐことも可能です。
このように比較項目は様々ですが、システムを選ぶ際には、内部統制をしっかりと図りながら上手くシステム間の連携をとることができるかどうかが重要なポイントとなります。

導入後による変化

ワークフローシステムを利用すると、どのような変化が起こるのでしょうか。
まずは業務におけるプロセスが可視化できるようになります。
申請書を例に挙げると、現時点で誰が所持しているのか、どこまで承認が進んでいるのかを常に把握できるため業務が滞りにくくなります。
また、電子化することで、外出先からでもパソコン上で簡単に申請と承認を行えるので、決裁までの時間の短縮ができるうえ、申請書用の紙代やプリント代あるいは通信費などのコスト削減や保管スペースの削減にもつながるのです。
また過去のデータや他の様々なシステムとデータの連携を行えば、入力における無駄な作業が必要なくなるため、人為的なミスを減らすことにもつながります。
導入後も定期的に見直すことで継続的な業務の改善が期待できるでしょう。

多数起こる承認漏れを防ぐと言おう課題への効果

システムを利用して申請を行った場合、申請書がどこにあるのか、進捗状況はどうなのかを知ることは非常に重要です。
紙の申請書であれば紛失や承認漏れが起こる可能性がありますが、
ークフローシステムの導入により承認者の証拠が残るため、きちんと承認が行われているか確認ができます。
漏れを防ぎたい場合には、確認作業の容易さを吟味することが大切です。いつでも、どこからでも確認を簡単に行えるか、操作時の見え方はどうなっているのかなどに注目して選ぶようにしましょう。
承認完了後に自動的にメールで通知を送信したり、承認を忘れている場合にアラートで知らせたりしてくれる機能が備わっているものもあります。
このようなリマインド機能を上手く使いこなすことで承認漏れを防ぐことが可能です。
業務に適した機能が備わっているのかは、選び方で悩んだ際の大きなポイントといえます。

拠点増加と基幹システム入れ替えで業務効率化が課題の効果

大企業などでチェーン展開などを行っている場合、拠点が増加するほど本社に送られる申請書類は莫大な数になっていきます。
郵送で申請を送ると時間がかかりFAXを利用したとしても紛失の恐れや通信費もその都度必要になります。
その点ワークフローシステムは、どれだけ店舗や支社が増加したとしても本社までシームレスにつながることが可能となるのです。
既存の申請書のフォーマットが使えるなど直感的な操作を行えるシステムであれば、システムに慣れていなくてもほとんど戸惑うことなく操作できるので、システムを入れ替えても教育の必要がありません。
メールソフトに近いインターフェースや既存のフォーマットが利用できるシステムを選べば、システム担当者がわざわざ各拠点へと出向くことがなく、すぐに運用を開始できます。

まとめ

ひとくちにワークフローシステムといっても、実に様々な機能があります。
その中から選ぶのは大変ですが、直感的に使用できるかや処理状況および証跡の確認、他のシステムと連携できるのかなど確認するべきポイントはたくさんあります。
予算やメンテナンス性のことも考慮し、自分たちの企業の利用規模と製品性能のバランスを踏まえたうえで導入するようにしましょう。

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